MS Word Notes in Hindi for CCC, ADCA, O-Level & Beginners [Full Theory + Practical Notes Unit Wise]

Unit 1: Introduction to Word Processing

Word Processing क्या है?

Word Processing एक ऐसी प्रक्रिया है जिसमें कंप्यूटर की सहायता से हम टेक्स्ट (Text) को टाइप, एडिट, फॉर्मेट, सेव, प्रिंट और शेयर कर सकते हैं।

यह कार्य “Word Processor” नामक सॉफ़्टवेयर से किया जाता है।

सरल शब्दों में: Word Processing का अर्थ है — “किसी लिखित दस्तावेज़ (Document) को कंप्यूटर पर तैयार करना, उसमें संशोधन करना और उसे सुंदर रूप में प्रस्तुत करना।”

उदाहरण:

• Microsoft Word
• LibreOffice Writer
• Google Docs
• WPS Office Writer

Word Processor क्या है?

Word Processor एक Application Software है जो उपयोगकर्ता को Text आधारित Document बनाने, संपादित करने (Editing) और फ़ॉर्मेट करने (Formatting) की सुविधा देता है।

Word Processor की प्रमुख विशेषताएँ:

1. Editing — Cut, Copy, Paste, Undo, Redo
2. Formatting — Font Style, Color, Alignment, Paragraph
3. Graphics — Pictures, Tables, Charts, WordArt
4. Proofing — Spelling & Grammar Check
5. Mail Merge — एक साथ कई पत्र तैयार करना
6. Printing — Print Preview, Page Setup, PDF Export

Microsoft Word क्या है?

Microsoft Word एक लोकप्रिय Word Processing Software है, जिसे Microsoft Corporation ने विकसित किया है।

यह MS Office Package का हिस्सा है और Windows, macOS दोनों प्लेटफ़ॉर्म पर उपलब्ध है।

• इसे संक्षेप में MS Word कहा जाता है।
• इसका पहला संस्करण 1983 में “Multi-Tool Word” नाम से जारी हुआ था।
• नवीनतम संस्करण — Microsoft Word 2021 / Word 365

Microsoft Word के Versions

संस्करण (Version)	वर्ष (Year)	विशेषता (Feature)
Word 1.0	1983	पहला संस्करण (MS-DOS)
Word 2.0	1985	Windows के लिए पहला Word
Word 6.0	1993	Common numbering system
Word 97	1997	Office Assistant (Clippy)
Word 2003	2003	XML format
Word 2007	2007	Ribbon Interface
Word 2010	2010	File tab (Backstage view)
Word 2013	2013	Cloud Save (SkyDrive)
Word 2016	2016	Real-time collaboration
Word 2019	2019	Translation Tools
Word 2021 / 365	2021	AI-based Editor, Modern UI

Microsoft Word Interface (Main Window)

जब हम Word खोलते हैं, तो एक “Interface” दिखाई देता है, जिसमें कई भाग होते हैं:

1. Title Bar — Document का नाम और Program का नाम दिखाता है।
2. Quick Access Toolbar — Save, Undo, Redo जैसे Common Tools देता है।
3. Ribbon Tabs — Home, Insert, Design, Layout आदि Tabs होते हैं।
4. Groups & Commands — प्रत्येक Tab में अलग-अलग Group (जैसे Font, Paragraph).
5. Status Bar — Word Count, Page Number आदि दिखाता है।
6. Scroll Bars & Zoom Slider — Document देखने व Zoom करने के लिए।’

💡 Tip: “Ribbon” Interface MS Word 2007 से शुरू हुआ था।

Document Management

कार्य	विवरण
New Document	File → New → Blank Document
Open Document	File → Open → Choose file
Save Document	Ctrl + S या File → Save
Save As	File → Save As → New Name
Close Document	File → Close
Exit Word	Alt + F4

File Formats

• .doc – MS Word 2003 और पुराने versions में बनती है।
• .docx – MS Word 2007 और बाद के versions में बनती है।
• .dotx – Template file
• .pdf – Portable format (Save As PDF)

View Modes

Word में Document को देखने के लिए विभिन्न View Modes होते हैं:

View Type	कार्य
Print Layout	सामान्य View (Default), जैसा प्रिंट में दिखेगा।
Read Mode	Full-screen reading mode
Web Layout	Internet Page जैसा View
Outline View	Headings के रूप में संरचना
Draft View	Simple text editing view

Starting & Exiting Microsoft Word

Start करने के तरीके:

• Method 1: Start → All Programs → Microsoft Office → Microsoft Word
• Method 2: Start बटन के Search bar में Word लिखें। आपको Word icon दिखेगा उस पर क्लिक करें।
• Method 3: Desktop पर यदि कोई Word फ़ाइल है तो उस पर Double क्लिक करें।
• Method 4: Windows Key + R बटन को एकसाथ दबाएँ।
• अब winword टाइप करें
• Enter बटन दबाएँ या माऊस से OK पर क्लिक करें।
• MS Word खुल जाएगा।

💡 Tip: Method 4 परीक्षाओं में अक्सर पूंछा जाता है।

Exit करने के तरीके:

• Method 1: File टैब पर जाएँ और Close/Exit पर क्लिक करें।
• Method 2: Alt + F4 बटन को एकसाथ दबाएँ।
• Method 3: Word के दायें तरफ ऊपर कोर्नर में, Close Button (X) को क्लिक करें।
• Microsoft Word बंद हो जाएगा।

Advantages of Word Processing

1. Editing आसान है
2. Formatting सुविधाजनक है
3. Time-saving and Cost-effective
4. Error-free Proofing tools
5. Multimedia Support (Images, Charts, etc.)
6. Reusability और Sharing आसान
7. Data सुरक्षित (Password Protected Documents)

Quick Summary (For Revision)

कार्य	Shortcut
New Document	Ctrl + N
Open Document	Ctrl + O
Save Document	Ctrl + S
Print Document	Ctrl + P
Close Document	Ctrl + W
Undo	Ctrl + Z
Redo	Ctrl + Y
Help	F1

 

Practical Task – Unit 1 ✍️Task (कार्य): MS Word खोलें एक नया Document बनाएं उसमें “My First ADCA Project” टाइप करें Save करें Desktop पर नाम: Unit1_Practice.docx Print Preview देखें File को Close करें

 

Unit 2: Text Operations

यह यूनिट Microsoft Word के सबसे ज़रूरी practical हिस्सों में से एक है, क्योंकि यहीं से typing, editing, formatting की असली शुरुआत होती है।

Text Operations का अर्थ

Word Processing में Text Operation का मतलब है — किसी Document में Text को टाइप करना, चुनना (Select करना), हटाना, कॉपी करना, स्थान बदलना (Move करना) और उसकी विभिन्न Editing Activities करना।

यह यूनिट आपको “Document Editing Expert” बना देगा।

 

Typing Rules (टाइपिंग के नियम)

1. Typing शुरू करने से पहले Cursor (Blinking Line) की स्थिति देखें।
2. Typing हमेशा Cursor के स्थान से शुरू होती है।
3. Word में Auto Word Wrap सुविधा होती है — लाइन के अंत पर अपने-आप अगली पंक्ति में चला जाता है।
4. Typing में Backspace (पीछे से Delete) और Delete Key (आगे से Delete) का सही उपयोग करें।
5. Enter Key का प्रयोग नए Paragraph के लिए करें, न कि हर Line के लिए।
6. Shift Key — Capital Letter या Symbols टाइप करने के लिए।
7. हिंदी टाइपिंग के लिए “Mangal Font” या “Kruti Dev” का प्रयोग करें (इनपुट के लिए Indic Tool या Google Input Tool).

 

Text Selection (टेक्स्ट चयन की विधियाँ)

Word में Editing करने से पहले Text को Select करना आवश्यक है।

Text को Select करने के कई तरीके हैं

कार्य	तरीका / Shortcut
एक शब्द चुनना	उस पर Double Click करें
पूरा वाक्य चुनना	Ctrl + Click करें
पूरा Paragraph	Triple Click करें
पूरी पंक्ति (Line)	बाएँ Margin में Click करें
पूरा Document	Ctrl + A
एक अक्षर बाएँ/दाएँ	Shift + ← / →
एक शब्द बाएँ/दाएँ	Ctrl + Shift + ← / →

💡 Tip: Selection के बाद Text पर कोई भी Formatting, Copy या Delete किया जा सकता है।

Editing Operations (संपादन क्रियाएँ)

Editing का अर्थ है — पहले से टाइप किए गए Text को संशोधित करना। मुख्य Editing Tools ये हैं 👇

कार्य	Shortcut	विवरण
Cut	Ctrl + X	चयनित Text हटाकर Clipboard में भेजना
Copy	Ctrl + C	चयनित Text की Copy बनाना
Paste	Ctrl + V	Clipboard का Text पेस्ट करना
Undo	Ctrl + Z	पिछला कार्य रद्द करना
Redo / Repeat	Ctrl + Y	Undo किए गए कार्य को वापस लाना
Delete	Delete / Backspace	Text हटाना

💡 Tip: Cut & Paste का उपयोग “Move Text” के रूप में भी किया जा सकता है।

Clipboard (क्लिपबोर्ड)

Clipboard एक अस्थायी मेमोरी क्षेत्र होता है जहाँ Cut या Copy किया गया Text/Item अस्थायी रूप से संग्रहित रहता है।

Word में “Office Clipboard” 24 Items तक एक साथ Save कर सकता है।

Access करने का तरीका: Home Tab → Clipboard Group → Clipboard Launcher (Arrow Icon)

Features:

• Multiple Items Store करता है
• Paste All या Clear All सुविधा
• Recently Copied List दिखाई देती है

 

Find and Replace (खोजें और बदलें)

Word में किसी शब्द को बार-बार ढूँढने या बदलने के लिए यह सुविधा उपयोग होती है।

Shortcut:

• Find → Ctrl + F
• Replace → Ctrl + H

Find करने की विधि:

1. Home Tab → Editing Group → Find
2. सर्च बॉक्स में शब्द डालें
3. “Find Next” से अगला मिलान देखें

 Replace करने की विधि:

1. Ctrl + H दबाएँ
2. “Find what” में पुराना शब्द डालें
3. “Replace with” में नया शब्द डालें
4. “Replace All” दबाएँ (सभी जगह बदलाव के लिए)

 Example: Find: “Wordpad” → Replace with: “MS Word”. अब पूरे Document में Wordpad की जगह MS Word आ जाएगा।

Moving and Copying Text Using Mouse

1. चयन करें Text को
2. उसे Drag करके जहाँ चाहिए वहाँ Drop करें → यह Move कहलाता है।
3. अगर Copy करना हो तो Ctrl Key दबाकर Drag करें।

💡 Tip: “Drag + Drop” method Keyboard के बजाय तेज़ और आसान होती है।

Undo, Redo, Repeat (पुनः क्रिया)

• Undo (Ctrl + Z) → पिछली गलती को वापस लेना
• Redo (Ctrl + Y) → Undo को फिर से लागू करना
• Repeat (F4) → पिछली क्रिया को दोहराना

 

Example: आपने एक Text Bold किया → अब किसी और Text को भी Bold करना है → तो F4 दबाएँ।

 

Insert Mode vs Overwrite Mode

Word में दो Typing Mode होते हैं:

Mode	कार्य
Insert Mode	नया Text पुराने Text को आगे सरका देता है (Default Mode)
Overwrite Mode	नया Text पुराने Text को Replace कर देता है

 
💡 Toggle Key: Press Insert Key (Ins) to switch between them.

Delete Options

कार्य	विवरण
Backspace	Cursor के पीछे का Text हटाता है
Delete	Cursor के आगे का Text हटाता है
Ctrl + Backspace	पूरा शब्द पीछे से हटाता है
Ctrl + Delete	पूरा शब्द आगे से हटाता है

 

Common Mistakes and Fixes

समस्या	समाधान
Text Replace हो रहा है	Overwrite Mode On है → “Insert” दबाएँ
Paste नहीं हो रहा	Clipboard खाली है
Replace गलत शब्द बदल गया	Undo (Ctrl + Z) करें
Copy के बाद Text गायब	Cut किया था, Copy नहीं

 

Quick Summary (Unit 2 Revision Table)

कार्य	Shortcut
Select All	Ctrl + A
Cut	Ctrl + X
Copy	Ctrl + C
Paste	Ctrl + V
Find	Ctrl + F
Replace	Ctrl + H
Undo	Ctrl + Z
Redo	Ctrl + Y
Repeat	F4

Practical Task – Unit 2 ✍️Task (कार्य): एक नया Document खोलें “Microsoft Word is Powerful” टाइप करें “Powerful” शब्द को “User-friendly” से Replace करें Text “Microsoft” को Bold करें पूरा Text Select करें और Copy करके नीचे Paste करें Undo → Redo का प्रयोग करें Document को Save करें नाम से: Unit2_TextOperations.docx

 

Unit 3: Text Formatting

यह यूनिट आपके ADCA Practical Exam में अक्सर सीधे प्रश्नों व कार्यों (Tasks) के रूप में आता है — जैसे “Text को Bold करें”, “Paragraph Align करें”, “Bullets लगाएँ”, “Shading दें”, आदि।

इसलिए मैंने इसे Theory + Practical + Summary + Shortcuts के मिश्रण के रूप में तैयार किया है।

 

Text Formatting क्या है?

Text Formatting का अर्थ है — किसी Document में Text को सुंदर, आकर्षक और पढ़ने योग्य बनाना।
Formatting से Document Professional और Organized दिखता है।

उदाहरण: Font बदलना, Size बढ़ाना, Color लगाना, Text Align करना, Spacing बदलना आदि।

Font Formatting (अक्षर स्वरूपण)

Font Formatting Text के “Character Level” पर लागू होता है। इसके लिए Word में “Home Tab → Font Group” का उपयोग होता है।

मुख्य Font Formatting विकल्प

कार्य	Shortcut	विवरण
Bold	Ctrl + B	Text को मोटा (Dark) बनाता है
Italic	Ctrl + I	Text को तिरछा बनाता है
Underline	Ctrl + U	Text के नीचे Line खींचता है
Strikethrough	None	Text के बीच Line लगाता है
Superscript	Ctrl + Shift + +	Text को ऊपर उठाता है (जैसे x²)
Subscript	Ctrl + =	Text को नीचे लाता है (जैसे H₂O)
Change Case	Shift + F3	Upper / Lower / Sentence Case बदलता है
Font Color	Alt + H + FC	Text का रंग बदलता है
Highlight	Alt + H + I	Text को Highlight करता है
Clear Formatting	Ctrl + Spacebar	Text से सभी Formatting हटाता है

💡 Tip: Font Dialog Box खोलने के लिए → Ctrl + D दबाएँ।

Font Dialog Box Options

Font Dialog Box में Advanced Formatting की सुविधाएँ होती हैं:

• Font, Font Style, Size
• Font Color, Underline Style, Underline Color
• Effects: Strikethrough, Double Strikethrough, Shadow, Outline, Emboss, Small Caps, All Caps

Example:

• “All Caps” → Text को सभी Capital Letters में दिखाता है।
• “Hidden” → Text Print में नहीं दिखेगा।

 

Paragraph Formatting (अनुच्छेद स्वरूपण)

👉 Paragraph Formatting पूरे Paragraph पर लागू होती है, न कि केवल Text पर।

👉 यह “Home Tab → Paragraph Group” में होती है।

Alignment (संतुलन)

Alignment Type	Shortcut	विवरण
Left Align	Ctrl + L	Text को बाएँ किनारे से जोड़ता है
Center Align	Ctrl + E	Text को बीच में लाता है
Right Align	Ctrl + R	Text को दाएँ किनारे से जोड़ता है
Justify	Ctrl + J	Text को दोनों किनारों पर संतुलित करता है

Example: Report और Letter में आमतौर पर Justify Alignment प्रयोग होता है।

Indentation (अन्तर / Text Margin Control)

Indentation का उपयोग Paragraph के अंदर Text को थोड़ा अंदर खिसकाने के लिए किया जाता है।

प्रकार	विवरण
Left Indent	Paragraph बाएँ Margin से अंदर जाएगा
Right Indent	Paragraph दाएँ Margin से अंदर जाएगा
First Line Indent	केवल पहली पंक्ति अंदर जाएगी
Hanging Indent	पहली पंक्ति छोड़कर बाकी सभी अंदर जाएँगी

Shortcut:

• Increase Indent → Ctrl + M
• Decrease Indent → Ctrl + Shift + M

 

Line & Paragraph Spacing (पंक्ति और अनुच्छेद अंतराल)

यह सुविधा Text की पंक्तियों के बीच की दूरी तय करती है।

Spacing Type	Shortcut	विवरण
Single	Ctrl + 1	सामान्य Spacing
1.5 Lines	Ctrl + 5	अधिक दूरी
Double	Ctrl + 2	सबसे ज़्यादा दूरी
Paragraph Space Before	Layout → Spacing → Before
Paragraph Space After	Layout → Spacing → After

💡 Tip: Academic Documents में अक्सर 1.5 Line Spacing प्रयोग होती है।

 

Bullets and Numbering (बिंदु व क्रमांकित सूची)

Bullets और Numbering का प्रयोग List बनाने के लिए किया जाता है।

प्रकार	विवरण
Bullets	बिंदु (●, ○, ✔ आदि) लगाता है
Numbering	1, 2, 3 या a, b, c आदि क्रमांक लगाता है
Multilevel List	List के भीतर Sub-list बनाता है

 

Shortcut:

• Alt + H + U → Bullets
• Alt + H + N → Numbering

💡 Practical Tip: Bullets का उपयोग “Features” या “Advantages” जैसे Points में करें।

 

Borders and Shading (सीमा और छायांकन)

यह सुविधा Paragraph या Text को Highlight करने के लिए होती है।

👉 Access: Home Tab → Paragraph Group → Borders Button

कार्य	विवरण
Border	Text/Paragraph के चारों ओर Line लगाना
Shading	Background Color देना
No Border	Line हटाना
Custom Border	केवल चयनित किनारों पर Line लगाना

Example: Headings को Attractive बनाने के लिए Shading व Borders का उपयोग करें।

Drop Cap

👉 Drop Cap का प्रयोग Paragraph की पहली अक्षर को बड़ा और Decorative बनाने के लिए किया जाता है।

Insert Tab → Drop Cap → Dropped / In Margin

Example: “Microsoft Word is a popular software…” यहाँ “M” बड़ा दिखेगा।

Text Effects and Typography

Design Tab में “Text Effects” विकल्प से Text को Modern Look दिया जा सकता है — जैसे Shadow, Reflection, Glow, Bevel, 3D Rotation आदि।

💡 Tip: ध्यान रखें — अधिक Decoration Document को Unprofessional बना सकता है।

Clear Formatting

यदि Text पर कई Formatting लागू हो चुकी है और आप उसे Normal करना चाहते हैं —

Shortcut: Ctrl + Spacebar

👉 या Home Tab → Clear All Formatting Icon (An eraser)

Quick Summary (Unit 3 Revision Table)

कार्य	Shortcut
Bold	Ctrl + B
Italic	Ctrl + I
Underline	Ctrl + U
Left Align	Ctrl + L
Center Align	Ctrl + E
Right Align	Ctrl + R
Justify	Ctrl + J
Line Spacing (1.5)	Ctrl + 5
Double Spacing	Ctrl + 2
Change Case	Shift + F3
Clear Formatting	Ctrl + Spacebar
Increase Indent	Ctrl + M

 

Practical Task – Unit 3 ✍️Task (कार्य): एक नया Document बनाएँ उसमें यह Paragraph टाइप करें: “MS Word Formatting से Document सुंदर और पढ़ने योग्य बन जाता है।” इस Text को Bold, Italic और Underline करें Paragraph को Center Align करें Line Spacing = 1.5 रखें Paragraph को Border और Light Gray Shading दें एक List बनाएँ — Font Formatting Paragraph Formatting Bullets and Numbering Document Save करें नाम से: Unit3_TextFormatting.docx

 

Unit 4: Page Setup and Printing

यह यूनिट ADCA Course में Theory + Practical दोनों रूप में बहुत ज़्यादा पूछी जाती है, क्योंकि इससे सीधे Document के Layout, Presentation और Printing Output नियंत्रित होते हैं।

 

Page Setup क्या है?

Page Setup का अर्थ है — किसी Document के पृष्ठ (Page) को प्रिंटिंग या प्रस्तुतिकरण (Presentation) के लिए व्यवस्थित करना।

इसमें पृष्ठ का आकार, दिशा (Orientation), मार्जिन, हेडर-फूटर, पेज नंबर आदि सेट किए जाते हैं।

सरल शब्दों में:

Page Setup का काम है — “Document को प्रिंट के लिए तैयार रूप देना।”

Page Layout Tab (Page Setup के लिए प्रमुख Tab)

MS Word में Page Layout / Layout Tab में Page Setup से जुड़ी सभी Commands होती हैं।
मुख्य समूह (Groups):

1. Page Setup
2. Paragraph
3. Arrange

Margins (किनारे)

Margin वह खाली स्थान है जो पृष्ठ के चारों ओर छोड़ा जाता है।

प्रकार	विवरण
Top Margin	पृष्ठ के ऊपर का खाली स्थान
Bottom Margin	पृष्ठ के नीचे का खाली स्थान
Left Margin	बाएँ ओर का स्थान
Right Margin	दाएँ ओर का स्थान

 Access: Layout Tab → Margins → Choose Preset or Custom Margins

Shortcut: Alt + P + M

💡 Tip: सामान्यतः

• Top/Bottom: 1”
• Left/Right: 1.25”

 

Page Orientation (पृष्ठ की दिशा)

Orientation से तय होता है कि Page ऊँचाई में होगा या चौड़ाई में।

प्रकार	विवरण
Portrait	लंबवत (Vertical) — Default
Landscape	क्षैतिज (Horizontal)

 

Access: Layout Tab → Orientation → Portrait / Landscape

Shortcut: Alt + P + O

 

Paper Size (कागज़ का आकार)

Word में Document को प्रिंट करने के लिए उचित Paper Size चुनना आवश्यक होता है।

सामान्य आकार	माप
A4	21 × 29.7 cm (Default)
Letter	21.59 × 27.94 cm
Legal	21.59 × 35.56 cm

 

Shortcut: Alt + P + S

Access: Layout Tab → Size → Select Required Paper Size

Page Break (पृष्ठ विभाजन)

Page Break का उपयोग एक Page समाप्त करके नया Page शुरू करने के लिए किया जाता है।

Shortcut: Ctrl + Enter

Menu: Insert Tab → Page Break

💡 Practical Tip: जब Document लंबा हो और किसी नए Section को नए Page से शुरू करना हो तो Page Break का प्रयोग करें।

Section Breaks (खंड विभाजन)

Section Breaks का प्रयोग Document के अंदर विभिन्न Layout बनाने के लिए किया जाता है। जैसे — पहले पेज का Orientation Portrait और दूसरे पेज का Landscape रखना।

प्रकार	उपयोग
Next Page	अगला Section नए Page से शुरू
Continuous	Section उसी Page में
Even Page	अगले Even (सम) Page से शुरू
Odd Page	अगले Odd (विषम) Page से शुरू

Menu: Layout → Breaks → Section Breaks

Header and Footer (शीर्षलेख और पादलेख)

Header और Footer का उपयोग हर Page पर समान जानकारी (जैसे Page No., Title, Date, Logo) देने के लिए होता है।

भाग	स्थान	उपयोग
Header	Page के ऊपर	शीर्ष सूचना (जैसे Name, Title)
Footer	Page के नीचे	तिथि या Page Number

Menu: Insert Tab → Header/Footer

Shortcut: Alt + N + H / Alt + N + O

Close Header/Footer: Close Header and Footer पर क्लिक करने से Header/ Footer Window बंद हो जाएगी। या Esc Key दबाने से भी Header/Footer Window बंद हो जाएगी।

 

Page Numbering (पृष्ठ क्रमांक)

Page Number से प्रत्येक पृष्ठ को क्रमांकित किया जा सकता है।

Menu: Insert Tab → Page Number

Options:

• Top of Page
• Bottom of Page
• Page Margins
• Current Position

Shortcut: Alt + N + NU

Example: आप Page Number को Header या Footer में भी जोड़ सकते हैं।

Page Color, Borders and Watermark

🔸 Page Color:

• Design Tab → Page Color → चुनें कोई रंग

🔸 Page Borders:

• Design Tab → Page Borders → Box, Shadow, 3D, Custom Styles

🔸 Watermark:

• Design Tab → Watermark → Confidential / Draft या Custom Text

Example: Exam में “Confidential” Watermark लगाना एक Common Task होता है।

Menu: Design Tab → Page Background Group

Columns (स्तम्भ)

Newspaper या Magazine शैली का Document बनाने के लिए Columns का प्रयोग किया जाता है।

प्रकार	विवरण
One	Single Column (Default)
Two	दो कॉलम में Text
Three	तीन कॉलम में Text
Left / Right	एक बड़ा + एक छोटा कॉलम

Menu: Layout → Columns → Select Type

Shortcut: Alt + P + J

💡 Tip: Columns में Text Flow अपने-आप एक कॉलम से दूसरे कॉलम में जाता है।

Page Background

Page Background Document को आकर्षक बनाता है। इसमें शामिल हैं —

1. Page Color
2. Watermark
3. Page Borders

💡 Tip: Official Documents में हल्का ग्रे या ब्लू Background बेहतर लगता है।

Print Preview and Printing

Print करने से पहले हमेशा Print Preview देखना चाहिए।

Access: File → Print (या Ctrl + P)

यहाँ से आप देख सकते हैं:

• Printer Selection
• Page Range (All / Custom Pages)
• Copies
• Orientation
• Paper Size
• Margins Adjustments

Shortcut: Ctrl + P

💡 Tip: “Print to PDF” विकल्प से Document को PDF के रूप में Save किया जा सकता है।

Exporting to PDF

MS Word में सीधे PDF Format में Save करने की सुविधा होती है।

Steps:

1. File → Save As
2. “Save as type” → PDF चुनें
3. Save करें

 

Shortcut (Quick): Alt + F + A + F + Enter

 

Printing Options Summary

विकल्प	विवरण
All Pages	पूरे Document को प्रिंट करता है
Current Page	सिर्फ वर्तमान Page
Custom Range (1,3,5)	चयनित Pages
Print One Sided / Both Sided	Single / Duplex Printing
Pages per Sheet	2 या 4 Pages एक शीट पर

💡 Tip: “Manual Duplex” विकल्प से दोनों तरफ प्रिंट किया जा सकता है।

 

Quick Summary (Unit 4 Revision Table)

कार्य	Shortcut / Menu
Margins	Alt + P + M
Orientation	Alt + P + O
Size	Alt + P + S
Page Break	Ctrl + Enter
Header/Footer	Alt + N + H / Alt + N + O
Page Number	Alt + N + NU
Print Preview	Ctrl + P
Save as PDF	Alt + F + A + F

 

Practical Task – Unit 4 ✍️Task (कार्य): एक नया Document बनाएँ Page Orientation को Landscape करें Margins को Narrow रखें Header में “ADCA Word Project” और Footer में Date डालें Page Number को Bottom Center में लगाएँ “Confidential” Watermark डालें Document को PDF के रूप में Save करें Print Preview में Document जाँचें Save As → Unit4_PageSetup.docx

                                       

Unit 5: Working with Tables

यह यूनिट MS Word की “Formatting + Data Presentation” क्षमताओं को दर्शाता है। आप इससे सीखेंगे कि कैसे Word Document में डेटा को सारणी (Table) के रूप में व्यवस्थित किया जाता है।

Table क्या है?

Table (तालिका) एक ऐसा ढांचा है जिसमें पंक्तियों (Rows) और स्तंभों (Columns) में डेटा को व्यवस्थित किया जाता है।

Word में Table का उपयोग मुख्यतः डेटा को तुलना, सूची या रिपोर्ट के रूप में दिखाने के लिए किया जाता है।

उदाहरण:

नाम	कक्षा	अंक
रमा	10वीं	88
अजय	9वीं	76

 

Table बनाने के तरीके (Methods of Creating Table)

Word में Table बनाने के 4 प्रमुख तरीके हैं 👇

विधि	विवरण
1. Insert Table	Rows और Columns की संख्या चुनकर Table बनाना
2. Draw Table	माउस से बॉक्स खींचकर Custom Table बनाना
3. Convert Text to Table	पहले से लिखे Text को Table में बदलना
4. Quick Tables	पहले से बने Template Tables का उपयोग

Method 1 – Insert Table

Steps:

1. Cursor को जहाँ Table चाहिए वहाँ रखें
2. Insert Tab → Table → Insert Table
3. Rows और Columns की संख्या तय करें
4. OK पर क्लिक करें

Shortcut: Alt + N + T

💡 Tip: आप Grid (Boxes) पर Mouse Hover करके भी Table Size चुन सकते हैं (जैसे 4×3 Table)

 

Method 2 – Draw Table

यह तरीका उपयोगी है जब आपको Uneven Columns या Custom Cell Sizes चाहिए।

Steps:

1. Insert Tab → Table → Draw Table
2. अब Cursor Pencil बन जाएगा
3. Mouse से Table का Outline और Cells खींचें
4. Eraser Tool से Cell मिटा सकते हैं

💡 Tip: यह तरीका “Form Layout” या “Certificate Design” में बहुत उपयोगी होता है।

Method 3 – Convert Text to Table

अगर आपने Data पहले से Typing किया है (Tabs या Commas से अलग-अलग), तो उसे Table में बदला जा सकता है।

Steps:

1. Text Select करें
2. Insert Tab → Table → Convert Text to Table
3. “Separate Text At” में Tab / Comma / Paragraph चुनें
4. OK पर क्लिक करें

Example:

Name, Class, Marks 

Ravi, 10, 80 

Sita, 9, 85

Convert Text to Table पर क्लिक करने पर Table में बदल जाएगा।

Method 4 – Quick Tables

Word में कुछ Ready-Made Tables पहले से उपलब्ध होती हैं जैसे – Calendar, Tabular List आदि।

Steps: Insert Tab → Table → Quick Tables → Select Template

Table Select करने की विधियाँ

कार्य	Shortcut / विधि
Cell Select	Cursor रखकर Triple Click
Row Select	Left Margin पर Pointer रखकर Click
Column Select	Top Border पर Pointer रखकर Click
Entire Table	Table Move Handle पर Click / Alt + 5 (NumPad)

💡 Tip: Table Move Handle एक छोटा “Plus (+)” चिन्ह होता है, Table के ऊपर बाएँ कोने में।

Row और Column जोड़ना / हटाना

कार्य	Shortcut / Menu
Insert Row Above	Right Click → Insert → Rows Above
Insert Row Below	Right Click → Insert → Rows Below
Insert Column Left	Right Click → Insert → Columns to the Left
Insert Column Right	Right Click → Insert → Columns to the Right
Delete Row / Column	Right Click → Delete Cells → Choose Option

💡 Tip: Table Tools → Layout Tab में भी ये विकल्प मिलते हैं।

 

Merge & Split Cells (कक्ष मिलाना और विभाजित करना)

कार्य	Menu / Shortcut
Merge Cells	Select → Right Click → Merge Cells
Split Cells	Select → Right Click → Split Cells
Split Table	Cursor रखें → Layout Tab → Split Table

Example: Certificate या Marksheet के Heading Row में “Merge Cells” बहुत उपयोगी होता है

Table Formatting (तालिका स्वरूपण)

Formatting के लिए “Table Tools → Design Tab” प्रयोग करें। इसमें शामिल हैं —

1. Table Styles
2. Borders and Shading
3. Header Row / Total Row
4. Banded Rows (Alternate Colors)
5. Border Painter Tool

💡 Tip: Light Gray या Blue Shades का प्रयोग Table को Professional Look देता है।

Cell Size बदलना

कार्य	विधि
Row Height बदलना	Layout Tab → Cell Size Group → Height Box
Column Width बदलना	Layout Tab → Width Box
AutoFit	Layout → AutoFit → AutoFit Contents / Window

Shortcut: Alt + JL + I (Layout Tab Access Key)

💡 Tip: “AutoFit Contents” से Cell अपने आप Text की लंबाई के अनुसार बढ़ता है।

Alignment of Text in Cell (पाठ का संरेखन)

Alignment Type	Shortcut / विधि
Top Align	Layout Tab → Align Top
Center Align	Layout Tab → Align Center
Bottom Align	Layout Tab → Align Bottom
Text Direction	Layout Tab → Text Direction

💡 Tip: Certificate या ID Card Design में “Vertical Text Direction” उपयोगी होता है।

Sorting Data in Table

Data को Ascending या Descending क्रम में लगाने के लिए Sorting का उपयोग होता है।

Steps:

1. Table Select करें
2. Layout Tab → Sort → Choose Column → Ascending / Descending

Example: Name Column को A–Z या Z–A क्रम में Arrange करना।

Common Formulas:

• =SUM(ABOVE) → ऊपर वाले नंबरों का योग
• =AVERAGE(LEFT) → बाएँ वाले नंबरों का औसत
• =MAX(ABOVE) → सबसे बड़ा मान
• =MIN(ABOVE) → सबसे छोटा मान

💡 Note: Word Formulas limited हैं, पर Basic Reports के लिए पर्याप्त हैं।

Formula in Table

Word में Table के अंदर Basic Calculations की सुविधा होती है।

Steps:

1. Cursor को उस Cell में रखें जहाँ Result चाहिए
2. Layout Tab → Formula
3. Formula Box में लिखें — =SUM(ABOVE) या =AVERAGE(LEFT)
4. OK करें

Convert Table to Text

यदि आप Table को Normal Text में बदलना चाहें —

Steps: Select Table → Layout Tab → Convert to Text → Separate by Tabs / Commas

Common Mistakes and Fixes

समस्या	समाधान
Table Cut हो रहा है	Page Margins कम करें या AutoFit Window करें
Text Center नहीं है	Layout → Align Center करें
Column Fixed नहीं रह रहा	AutoFit → Fixed Column Width करें
Border Print नहीं हो रहा	File → Options → Display → “Print Drawings” Enable करें

 

Quick Summary (Unit 5 Revision Table)

कार्य	Shortcut / Menu
Insert Table	Alt + N + T
Insert Row Below	Alt + JL + B
Merge Cells	Alt + JL + M
Split Cells	Alt + JL + P
Sort Table	Alt + JL + SO
Formula	Alt + JL + FO
AutoFit	Alt + JL + A
Select Table	Alt + JT + A

 

Practical Task – Unit 5 ✍️Task (कार्य): एक नया Document खोलें Insert करें 5×4 की Table Columns: Name, Subject, Marks1, Marks2 नीचे एक Cell में Formula =AVERAGE(ABOVE) लगाएँ Heading Row को Merge करें और Text Center करें Table को “Grid Table Light Blue” Style दें Columns की Width Adjust करें Document Save करें नाम से: Unit5_WorkingWithTables.docx

                                       

Unit 6: Graphics & Objects

यह यूनिट Microsoft Word में आपके Documents को visual और professional look देने के लिए सबसे ज़रूरी है।

ADCA Practical Exams में इस यूनिट से Shapes बनाना, Picture Insert करना, SmartArt और Chart Use करना जैसे tasks अक्सर पूछे जाते हैं।

 

Graphics & Objects क्या हैं?

• Graphics वे दृश्य (Visual) तत्व हैं जिन्हें Document में शामिल करके उसे आकर्षक, समझने योग्य और Professional बनाया जाता है।
• Objects वे सभी Inserted Items होते हैं जो Text का हिस्सा नहीं होते — जैसे Pictures, Shapes, Charts, Icons, आदि।

उदाहरण: Images, ClipArt, Shapes, WordArt, Charts, SmartArt, Text Box आदि।

 

Picture Insert करना

Picture का उपयोग Document में Photos या Illustrations जोड़ने के लिए किया जाता है।

Steps:

1. Insert Tab → Pictures
2. चुनें:
   • This Device (अपने कंप्यूटर से)
   • Stock Images (Ready-made pictures)
   • Online Pictures (Internet से खोजें)
3. Insert पर क्लिक करें

Shortcut: Alt + N + P

💡 Tip: High-quality JPEG या PNG Images का प्रयोग करें ताकि Printing स्पष्ट रहे।

Picture Tools (Format Tab)

Picture Insert करने के बाद Word “Picture Format Tab” दिखाता है।

विकल्प	कार्य
Corrections	Brightness, Contrast बदलना
Color	Image का रंग बदलना
Artistic Effects	Sketch, Glow, Blur आदि इफेक्ट लगाना
Picture Styles	Ready-made फ्रेम या Border लगाना
Crop	Image को काटना (Crop करना)
Remove Background	Background हटाना
Wrap Text	Text के साथ Image का Position तय करना

💡 Tip: “Wrap Text → Tight” से Text और Picture एक साथ सुंदर दिखते हैं।

Text Wrapping (पाठ लपेटना)

Text Wrapping का मतलब है — Picture के चारों ओर Text को कैसे रखा जाए।

विकल्प	विवरण
In Line with Text	Picture Text के साथ एक लाइन में
Square	Text चारों ओर बॉक्स की तरह
Tight	Text Image की बॉर्डर के करीब
Behind Text	Text के पीछे Picture
In Front of Text	Text के ऊपर Picture
Top and Bottom	Text ऊपर-नीचे और बीच में Picture

Shortcut: Alt + JP + TW

💡 Exam Tip: “Behind Text” और “In Front of Text” अक्सर practical में पूछे जाते हैं।

Shapes (आकृतियाँ)

Shapes का उपयोग Diagram, Design या Illustration के लिए किया जाता है।

Steps:

1. Insert Tab → Shapes
2. Line, Rectangle, Arrow, Star, Flowchart Symbol आदि चुनें
3. Mouse से Drag करके बनाएँ

Shortcut: Alt + N + SH

💡 Exam Tip: “Shift Key” दबाकर Shape बनाएं ताकि उसकी symmetry (Square / Circle) बनी रहे।

Shape Formatting (आकृति स्वरूपण)

Shape पर क्लिक करते ही “Shape Format Tab” खुलता है। इसमें आप बदल सकते हैं —

विकल्प	कार्य
Shape Fill	Shape का रंग भरना
Shape Outline	Border का रंग व मोटाई
Shape Effects	Shadow, Reflection, Glow
Text in Shape	Shape के अंदर Text लिखना
Align / Rotate / Group	Objects का स्थान व दिशा बदलना

Shortcut: Alt + JD + SF (Shape Fill), Alt + JD + SO (Outline)

WordArt (Text Decoration)

WordArt का उपयोग Decorative Heading या Title बनाने के लिए किया जाता है।

Steps: Insert Tab → WordArt → कोई Style चुनें → Text लिखें

Shortcut: Alt + N + W

💡Tip: WordArt को Normal Text की तरह Move, Rotate, Resize किया जा सकता है।

💡Practical Example: Certificate Design में “CERTIFICATE OF ACHIEVEMENT” WordArt से बनाया जा सकता है।

 

SmartArt (स्मार्ट ग्राफ़िक)

SmartArt का प्रयोग Organizational Charts, Process Diagrams, Cycle या Hierarchy Structure दिखाने के लिए किया जाता है।

Steps:

1. Insert Tab → SmartArt

2. कोई Category चुनें:

• List
• Process
• Cycle
• Hierarchy
• Relationship

3. OK पर क्लिक करें

4. Text Pane में विवरण डालें

Shortcut: Alt + N + M

💡Tip: Process Diagram Project Flow या Step-by-Step Notes में उपयोगी है।

Chart (आलेख)

Chart का उपयोग डेटा को ग्राफ़िक रूप में प्रस्तुत करने के लिए किया जाता है — जैसे Column, Pie, Line, Bar आदि।

Steps:

1. Insert Tab → Chart
2. Chart Type चुनें (Column, Pie, Line, etc.)
3. OK करें → Excel Sheet खुलेगा
4. Data बदलें → Chart Update हो जाएगा

Shortcut: Alt + N + C

💡Tip: Chart को Table के साथ जोड़ने पर Project Report Professional दिखती है।

Screenshot & Screen Clipping

Word में आप किसी Window या Screen के हिस्से का Screenshot भी डाल सकते हैं।

Steps: Insert Tab → Screenshot →

• Available Windows → पूरी Window Insert
• Screen Clipping → किसी हिस्से को चुनें

Shortcut: Alt + N + SC

💡Tip: Tutorial या Project Reports में बहुत उपयोगी।

Grouping, Aligning, and Rotating Objects

कार्य	Menu / Shortcut
Group	Ctrl + Click करके कई Objects चुनें → Right Click → Group
Ungroup	Right Click → Group → Ungroup
Align	Format Tab → Align → Top / Center / Middle
Rotate	Format Tab → Rotate → Flip / 90° Turn

💡Tip: Grouping से कई Objects एक साथ Move या Resize किए जा सकते हैं।

Layering Order (Send to Back / Bring to Front)

Word में जब कई Pictures या Shapes एक-दूसरे पर हों, तो उनकी Position बदलने के लिए। जैसे:

कार्य	Menu
Bring to Front	Object को सबसे ऊपर लाता है
Send to Back	Object को सबसे नीचे भेजता है
Bring Forward / Send Backward	एक-एक स्तर बदलता है

Menu: Right Click → Wrap Text → Order

Object Formatting Summary

कार्य	Shortcut / Menu
Insert Picture	Alt + N + P
Insert Shape	Alt + N + SH
Insert SmartArt	Alt + N + M
Insert Chart	Alt + N + C
Insert WordArt	Alt + N + W
Wrap Text	Alt + JP + TW
Group / Ungroup	Ctrl + G / Ctrl + Shift + G
Rotate	Alt + JP + RO

Common Mistakes and Fixes

समस्या	समाधान
Picture Move नहीं हो रही	“Wrap Text → Square / Tight” करें
WordArt Text Cut हो रहा	WordArt Box Size बढ़ाएँ
Chart Visible नहीं	Theme Color Change करें
Shape Selection कठिन	“Selection Pane” On करें (Alt + JP + SP)

 

Practical Task – Unit 6 ✍️Task (कार्य): एक नया Document खोलें एक Picture Insert करें और उसे “Behind Text” रखें “Insert → Shape → Rectangle” डालें और अंदर “ADCA Project” लिखें उसी Text को WordArt में दोबारा Design करें एक “Process SmartArt” Insert करें और उसमें “Steps to Print Document” लिखें एक Pie Chart Insert करें जिसमें Marks का Data दिखाएँ सभी Objects को Align करें और Group करें Document Save करें नाम से: Unit6_GraphicsAndObjects.docx

 

Unit 7: Graphics & Objects

यह यूनिट आपको सिखाएगा कि कैसे किसी Document को “Plain Report” से “Attractive, Professional & Publish-Ready” में बदला जाता है।

यह भाग ADCA Practical में अक्सर Project Report Design, Certificate Design, या Title Page Creation के रूप में पूछा जाता है।

 

Page Design क्या है?

Page Design का अर्थ है — किसी Document को Color, Font, Layout, और Style के माध्यम से एक Professional Appearance देना।
यह Document को आकर्षक बनाता है और उसकी प्रस्तुति को सुधारता है।

उदाहरण: Certificate, Report, Letterhead, Resume, Project File आदि में Page Design महत्वपूर्ण भूमिका निभाता है।

Design Tab का परिचय

MS Word में Design Tab (Page Design Tab) वह जगह है जहाँ से आप पूरे Document की Theme, Colors, Fonts और Effects को नियंत्रित कर सकते हैं।

मुख्य समूह (Groups):

1. Document Formatting
2. Page Background

Themes (थीम्स)

Themes Document के लिए एक Predefined Color, Font और Effect Combination होती है।
यह पूरे Document की Styling को एक साथ बदल देती है।

Access: Design Tab → Themes → चुनें कोई Theme

कार्य	विवरण
Change Theme	Theme बदलने से पूरे Document की Look बदलती है
Customize Theme	अपनी पसंद के Fonts, Colors जोड़ें
Save Current Theme	Custom Theme को Future के लिए Save करें

Shortcut: Alt + G + TH

💡Tip: Professional Documents में “Office” या “Ion” Themes सुंदर और औपचारिक लगती हैं।

Theme Colors (थीम के रंग)

Theme Colors पूरे Document में Text, Shape, Chart और Hyperlink के लिए Color Scheme तय करते हैं।

Access: Design Tab → Colors → Theme Colors चुनें

Custom Colors:

• Accent 1–6: विभिन्न Object Colors
• Text/Background 1–2: Font और Page Colors

Shortcut: Alt + G + C

💡Practical Tip: एक ही Document में बहुत अधिक रंगों का प्रयोग न करें, यह Unprofessional लगता है।

Theme Fonts (थीम के फ़ॉन्ट्स)

Word में हर Theme दो Font Styles तय करती है:

• Heading Font
• Body Font

Access: Design Tab → Fonts → Theme Fonts

Example:

• Heading Font → Calibri Light
• Body Font → Calibri

💡Tip: Hindi Document के लिए Mangal या Nirmala UI Font का प्रयोग करें।

Theme Effects (प्रभाव)

Theme Effects से Shapes, Charts और SmartArt में Shadow, Glow, Bevel जैसे Visual Effects जोड़े जा सकते हैं।

Access: Design Tab → Effects

💡Tip: Effects Theme बदलने से केवल Object के Visual Effects बदलते हैं, Text पर नहीं।

Page Borders (पृष्ठ सीमा)

Page Borders Document के चारों ओर एक Decorative या Simple Line जोड़ती है।
यह Page को सुंदर और Organized बनाता है।

Access: Design Tab → Page Borders

Steps:

1. Design Tab → Page Borders
2. Setting: Box / Shadow / 3D / Custom
3. Apply To: Whole Document / First Page Only

Shortcut: Alt + G + PB

💡Tip: Certificates या Cover Pages में Double Line Border सुंदर लगता है।

Page Color (पृष्ठ का रंग)

Page Color Document के Background में रंग भरने के लिए प्रयोग होता है।

Access: Design Tab → Page Color → कोई रंग चुनें

Shortcut: Alt + G + PC

💡Tip: Light Color (जैसे Light Grey या Cream) बेहतर लगता है; Dark Colors पर Text पढ़ना कठिन होता है।

Watermark (वॉटरमार्क)

Watermark एक हल्का Text या Image होता है जो हर Page के Background में दिखाई देता है।
यह आमतौर पर Confidential या Draft Documents में प्रयोग किया जाता है।

Access: Design Tab → Watermark

Steps:

1. Design Tab → Watermark
2. चुनें Predefined Text (Confidential, Draft आदि)
3. या → Custom Watermark → Text / Picture Watermark

Shortcut: Alt + G + W

Example:

• Text Watermark: “CONFIDENTIAL”
• Picture Watermark: कंपनी का Logo

💡Tip: Watermark की Opacity कम रखें ताकि Text पढ़ने में दिक्कत न हो।

Page Background Group Summary

विकल्प	कार्य
Page Color	Page का रंग बदलता है
Page Borders	Page के चारों ओर बॉर्डर बनाता है
Watermark	पृष्ठ पर हल्का टेक्स्ट या चित्र लगाता है

Shortcut Key: Alt + G (Design Tab)

Header & Footer Design Integration

Page Design का असर Header & Footer पर भी पड़ता है। आप Theme के अनुरूप Header/Footer Styles चुन सकते हैं।

Steps: Insert Tab → Header/Footer → Built-in Design चुनें

💡Tip: Design Tab में मौजूद Theme Colors इन पर भी लागू होती हैं।

Applying Design to Specific Sections

यदि Document में Section Breaks हैं, तो आप Different Themes / Borders / Colors अलग-अलग Sections पर लगा सकते हैं।

Steps:

1. Section Break लगाएँ (Layout → Breaks → Next Page)
2. उस Section पर Cursor रखें
3. Design Tab → इच्छित Theme / Border चुनें

Example:

• Cover Page = Dark Theme
• Body Pages = Light Theme

Resetting to Default Design

यदि Theme या Design गड़बड़ हो जाए तो ये काम करें –

👉 Design Tab → Themes → Reset to Default Theme

💡Tip: Default Theme “Office” कहलाती है।

Quick Summary (Unit 7 Revision Table)

कार्य	Shortcut / Menu
Change Theme	Alt + G + TH
Theme Colors	Alt + G + C
Theme Fonts	Alt + G + F
Page Color	Alt + G + PC
Page Borders	Alt + G + PB
Watermark	Alt + G + W
Reset Theme	Alt + G + R

 

Practical Task – Unit 7 ✍️Task (कार्य): नया Document बनाएँ Theme बदलें → “Ion” या “Integral” चुनें Theme Colors → “Blue” करें Page Border → Box Style Double Line लगाएँ Page Color → Light Gray करें Watermark → “Confidential” डालें Heading Font बदलें “Cambria” और Body Font “Calibri” करें Document Save करें नाम से: Unit7_PageDesign.docx

Unit 8: Mail Merge & Labels

यह यूनिट ADCA और CCC दोनों में 100% पूछी जाती है (theory और practical दोनों में) ।

इससे आप सीखेंगे कि कैसे एक ही Document को कई लोगों के नाम और विवरण के साथ अपने-आप तैयार किया जा सकता है — जैसे letters, certificates, marksheets, address labels आदि।

 

Mail Merge क्या है?

Mail Merge एक ऐसी प्रक्रिया है जिसके माध्यम से आप एक ही Document को अलग-अलग व्यक्तियों के नाम या डेटा के साथ स्वचालित रूप से तैयार कर सकते हैं।

सरल शब्दों में: Mail Merge = Main Document + Data Source = Multiple Personalized Documents

उदाहरण:

• पत्र (Letters) → अलग-अलग लोगों के नाम के साथ
• प्रमाणपत्र (Certificates) → अलग-अलग नाम और रोल नंबर के साथ
• लिफाफे / Labels → अलग-अलग पते के साथ

Mail Merge के मुख्य घटक (Main Components)

घटक	विवरण
1. Main Document	वह Document जिसमें Merge Fields डाले जाते हैं (जैसे Letter या Certificate Template)
2. Data Source	वह File जिसमें विभिन्न नाम, पता, आदि डेटा होता है (जैसे Excel Sheet या Table)
3. Merge Fields	वे स्थान जहाँ Data Source का डेटा अपने-आप भरेगा
4. Merged Document	अंतिम परिणाम जिसमें सभी रिकॉर्ड्स जुड़कर Personalized Documents बनते हैं

Mail Merge के उपयोग

• Personal Letters (Invitation, Notification, Appointment)
• Certificates
• Marksheets
• Fee Receipts
• Address Labels
• Envelopes

💡Practical Tip: Mail Merge हर Practical Exam में “Letter for 10 students” या “Certificate for 5 names” जैसे Task के रूप में पूछा जाता है।

Mail Merge प्रक्रिया (Steps to Perform Mail Merge)

Step 1: Start Mail Merge

1. Open Word Document
2. Mailings Tab → Start Mail Merge → Select Type (Letters / Envelopes / Labels / Directory)

Shortcut: Alt + M + S

Step 2: Select Recipients (Data Source): अब आपको Data Source चुनना होता है —

Options:

1. Type a New List → नया डेटा मैन्युअली बनाएं
2. Use an Existing List → पहले से बनी Excel या Access File चुनें
3. Choose from Outlook Contacts

Shortcut: Alt + M + S + R

💡Tip: Excel File में Data Table Format में होना चाहिए (पहली Row में Column Names)

Step 3: Insert Merge Fields: अब अपने Document में जहाँ Data चाहिए, वहाँ Merge Fields डालें।

Steps: Mailings Tab → Insert Merge Field → Name / Address / RollNo आदि

Example:

प्रिय <<Name>>,

आपका रोल नंबर <<Roll_No>> है।

Shortcut: Alt + M + I

💡Tip: Merge Fields को Bold या Color में Formatting भी दे सकते हैं।

Step 4: Preview Results: Merge Fields में वास्तविक Data कैसा दिखेगा, यह देखने के लिए:

Mailings → Preview Results

Shortcut: Alt + M + P

💡Tip: आप Record Navigation Arrows से एक-एक Record देख सकते हैं।

Step 5: Finish & Merge: अब सभी Personalized Documents तैयार करने के लिए:

Access: Mailings Tab → Finish & Merge →

• Edit Individual Documents → सभी Documents नए Word File में खुलेंगे
• Print Documents → सीधे प्रिंट करें
• Send E-Mail Messages → ईमेल द्वारा भेजें

Shortcut: Alt + M + F

Example (Letter Mail Merge Practical)

Main Document (Letter Template):

प्रिय <<Name>>,

आपका Roll Number <<RollNo>> है और आपने <<Course>> परीक्षा में <<Marks>> अंक प्राप्त किए हैं।

हम आपको आपकी सफलता पर बधाई देते हैं।

धन्यवाद!

Data Source (Excel File):

Name	RollNo	Course	Marks
रमा	101	ADCA	88
अमित	102	ADCA	92
पूजा	103	ADCA	85

Result after Merge:

प्रिय रमा,

आपका Roll Number 101 है और आपने ADCA परीक्षा में 88 अंक प्राप्त किए हैं।

हम आपको आपकी सफलता पर बधाई देते हैं।

Mail Merge Data Source बनाने के तरीके

Option 1: Word Table

Insert → Table → Columns (Name, RollNo, Course) → Save As Data Source

 

Option 2: Excel File

Excel में Columns बनाएँ → Save As → .xlsx

Example:

Name | RollNo | Course

Amit | 101 | ADCA

 

Option 3: New List

Mailings → Select Recipients → Type New List → Enter Data → Save

💡Tip: Excel Sheet सबसे आसान और सबसे अधिक प्रयोग में आने वाला विकल्प है।

Creating Labels (लेबल बनाना)

Labels का प्रयोग पते (Addresses) या नाम-पट्टिकाएँ (Name Badges) बनाने के लिए किया जाता है।

Steps:

1. Mailings Tab → Start Mail Merge → Labels
2. Label Vendor चुनें (जैसे Avery A4)
3. Label Size चुनें
4. OK करें → Table-जैसा Layout बन जाएगा
5. Insert Merge Field → Address / Name डालें
6. Preview → Finish & Merge

Shortcut: Alt + M + S + L

💡Tip: Update Labels” क्लिक करना न भूलें ताकि सभी Labels में Fields लग जाएँ।

Creating Envelopes (लिफाफा बनाना)

Steps:

1. Mailings → Start Mail Merge → Envelopes

2. Envelope Size चुनें

3. Insert Merge Field → Address डालें

4. Finish & Merge करें

💡Tip: “Return Address” के लिए Header Area का उपयोग करें।

Mail Merge के फायदे (Advantages)

1. समय और श्रम की बचत
2. समान Document बार-बार टाइप करने की आवश्यकता नहीं
3. त्रुटि-रहित Mass Document तैयार करना
4. Certificates, Letters, Envelopes आदि में आसान प्रयोग
5. Professional और Consistent Look

Common Problems & Fixes

समस्या	समाधान
Excel File दिखाई नहीं दे रही	Excel File Close करें फिर Select करें
Fields गलत Merge हो रहे हैं	Merge Field Mapping दोबारा करें
Hindi Text गड़बड़ दिख रहा	Font “Mangal” सेट करें
Page Break आ रहा	Document Layout में Adjust करें

Quick Summary (Revision Table)

कार्य	Shortcut / Menu
Start Mail Merge	Alt + M + S
Select Recipients	Alt + M + S + R
Insert Merge Field	Alt + M + I
Preview Results	Alt + M + P
Finish & Merge	Alt + M + F
Labels	Alt + M + S + L
Envelopes	Alt + M + S + E

 

Practical Task – Unit 8 ✍️Task (कार्य): एक Letter Template बनाएँ: “प्रिय <<Name>>, आपका RollNo <<RollNo>> है और आपने <<Marks>> अंक प्राप्त किए हैं।” Excel में Data बनाएँ: Name, RollNo, Marks Mail Merge करें → Use Existing List → Excel Sheet चुनें Insert Merge Fields करें Preview Results करें Finish & Merge → Edit Individual Documents Document Save करें नाम से: Unit8_MailMerge.docx

Unit 9: Proofing Tools

यह यूनिट Document की शुद्धता (Accuracy), Grammar, Spelling और Collaboration से जुड़ा हुआ है।

ADCA में यह यूनिट अक्सर “AutoCorrect, Spell Check, Comments, Track Changes” के Practical Tasks के रूप में पूछा जाता है।

 

Proofing Tools क्या हैं?

Proofing Tools का प्रयोग Document में टाइप किए गए Text की Spelling, Grammar, Word Usage और Language Mistakes को खोजने और सुधारने के लिए किया जाता है।

साथ ही, यह उपयोगकर्ता को Suggestions और Auto-Corrections प्रदान करते हैं।

सरल शब्दों में: Proofing Tools = वो उपकरण जो Document को त्रुटि-रहित (Error-free) बनाते हैं।

Proofing Tools की प्रमुख विशेषताएँ

Tool	कार्य
Spelling & Grammar Check	वर्तनी और व्याकरण सुधारता है
AutoCorrect	सामान्य गलतियों को अपने-आप सुधारता है
Thesaurus	समानार्थी (Synonym) शब्द बताता है
Translate	Text को दूसरी भाषा में अनुवाद करता है
Comments	Feedback या सुझाव जोड़ने की सुविधा
Track Changes	Editing को Track करता है (Collaborative Editing)
Word Count	Document में शब्द, अक्षर और Paragraph गिनता है

 

Spelling & Grammar Check (वर्तनी और व्याकरण जांच)

Word टाइपिंग के दौरान स्वतः ही गलतियों को रेखांकित करता है:

• लाल रेखा = Spelling Mistake
• नीली / हरी रेखा = Grammar Mistake

Steps to Check:

1. Review Tab → Spelling & Grammar

2. Word एक Dialog Box खोलेगा

3. “Change”, “Ignore”, या “Add to Dictionary” चुनें

Shortcut: F7

💡Tip: Document के अंत में F7 दबाना एक अच्छी आदत है (Final Spell Check)

AutoCorrect (स्वतः सुधार)

AutoCorrect टाइप करते समय आम spelling mistakes को अपने-आप सुधार देता है।

Example:

• teh → the
• adn → and
• recieve → receive

Access:
File → Options → Proofing → AutoCorrect Options

Steps:

1. AutoCorrect Tab में जाएँ
2. “Replace” और “With” में शब्द डालें
   जैसे Replace: mfg → With: manufacturing
3. Add → OK

💡Tip: आप अपने Shortcut Words भी बना सकते हैं (जैसे “sig” → आपका Signature Text) ।

Thesaurus (समानार्थी शब्दकोश)

Thesaurus किसी शब्द के Synonyms (समानार्थी शब्द) या Antonyms (विपरीत अर्थ वाले शब्द) दिखाता है।

Steps:

1. उस शब्द को Select करें

2. Review Tab → Thesaurus

3. Pane में Suggested Words देखें

Shortcut: Shift + F7

Example: Word “Beautiful” → Synonyms: Pretty, Attractive, Lovely

💡Tip: Essay Writing या Report को Vocabulary-wise बेहतर बनाने के लिए Thesaurus का प्रयोग करें।

Translate (अनुवाद करना)

Word में एक Built-in Translator होता है जिससे आप किसी भाषा के शब्द या वाक्य को दूसरी भाषा में Translate कर सकते हैं।

Steps:

1. Text Select करें

2. Review Tab → Translate

3. Target Language चुनें (जैसे English → Hindi)

Example: “Hello” → “नमस्ते”

Note: यह Internet Connection पर निर्भर करता है।

Comments (टिप्पणियाँ जोड़ना)

Comments का उपयोग किसी Text पर Suggestion या Feedback देने के लिए किया जाता है।

Steps:

1. Text Select करें

2. Review Tab → New Comment

3. Comment Pane में Text लिखें

Shortcut: Ctrl + Alt + M

Example: “Heading font size बढ़ाएँ”

💡Tip: Comments केवल Review Mode में दिखते हैं, Print में नहीं।

Track Changes (परिवर्तन ट्रैक करना)

Track Changes का उपयोग तब किया जाता है जब कई लोग एक ही Document को Edit करते हैं।
यह दिखाता है कि किसने क्या बदलाव किया और आप उसे Accept या Reject कर सकते हैं।

Steps:

1. Review Tab → Track Changes (On करें)

2. Editing करें → सभी बदलाव Red Mark में दिखेंगे

3. Accept या Reject से Finalize करें

Shortcut: Ctrl + Shift + E

💡Tip: Final Document से पहले “Review → Display for Review → Final” सेट करें ताकि साफ Text दिखे।

Reviewing Pane (समीक्षा पैन)

यह Pane Document में किए गए सभी बदलाव और Comments एक जगह दिखाता है।

Access: Review → Reviewing Pane → Vertical / Horizontal

💡Tip: Proofreading के दौरान सभी सुधारों की सूची एक ही जगह देखने के लिए उपयोगी।

Word Count (शब्द गिनना)

Word Count से आप Document में कुल शब्द, अक्षर, Paragraph, पंक्तियाँ और Pages की संख्या जान सकते हैं।

Access: Review Tab → Word Count

Shortcut: Ctrl + Shift + G

💡Tip: Word Count Status Bar में भी दिखाई देता है (नीचे बाएँ कोने में) ।

Common Proofing Tools Shortcuts

कार्य	Shortcut
Spelling & Grammar Check	F7
Thesaurus	Shift + F7
Comments	Ctrl + Alt + M
Track Changes	Ctrl + Shift + E
Accept Change	Alt + Shift + A
Reject Change	Alt + Shift + R
Word Count	Ctrl + Shift + G

Proofing Options Settings

Steps:

1. File → Options → Proofing
2. Choose:
   • Check spelling as you type
   • Mark grammar errors as you type
   • Frequently confused words
3. Customize AutoCorrect List

💡Tip: “Ignore words in UPPERCASE” विकल्प Technical Reports में उपयोगी है।

Quick Summary (Unit 9 Revision Table)

Tool	Function	Shortcut
Spelling & Grammar	Errors Fix	F7
AutoCorrect	Auto Fix Typos	File → Options → Proofing
Thesaurus	Find Synonyms	Shift + F7
Translate	Convert Language	Review → Translate
Comment	Add Feedback	Ctrl + Alt + M
Track Changes	Show Modifications	Ctrl + Shift + E
Word Count	Count Words	Ctrl + Shift + G

 

Practical Task – Unit 9 ✍️Task (कार्य): एक नया Document बनाएँ कुछ गलतियाँ लिखें (जैसे “Teh word is powerfull”) F7 दबाकर सुधार करें AutoCorrect में “adca” → “Advanced Diploma in Computer Application” जोड़ें किसी Line पर Comment डालें “Check Font Size” Track Changes चालू करें और कुछ Text बदलें Word Count देखें Document Save करें नाम से: Unit9_ProofingTools.docx

 

Unit 10: References & Indexing

यह यूनिट ADCA में अक्सर Theory + Practical दोनों रूप में पूछी जाती है।

इससे आप सीखेंगे कि कैसे एक Professional Report, Project File या Thesis Document में Footnotes, Citations, Table of Contents (TOC), Captions और Index को व्यवस्थित किया जाता है।

 

References & Indexing क्या है?

References & Indexing का प्रयोग किसी Document में सूचना को व्यवस्थित करने, स्रोतों का उल्लेख करने और नेविगेशन आसान बनाने के लिए किया जाता है।
यह विशेष रूप से Research Report, Project File, Thesis, या Books में उपयोग होता है।

सरल शब्दों में:

• References = स्रोतों का उल्लेख
• Indexing = पृष्ठों पर विषयों की सूची बनाना

References Tab का परिचय

MS Word में References Tab का प्रयोग निम्न कार्यों के लिए किया जाता है 👇

समूह	कार्य
Table of Contents	विषय-सूची बनाना
Footnotes	पृष्ठ के नीचे संदर्भ देना
Citations & Bibliography	स्रोतों की सूची बनाना
Captions	चित्र या तालिका को नाम देना
Index	शब्दों की सूची और उनके पृष्ठ नंबर
Table of Authorities	कानूनी/संदर्भ सूची बनाना

Table of Contents (विषय-सूची बनाना)

Table of Contents (TOC) Document की सभी Headings (Heading 1, Heading 2 आदि) को स्वतः एक सूची में बदल देता है, ताकि किसी विषय पर सीधे पहुँचा जा सके।

Steps:

1. Document में Headings को Heading Styles दें (Home Tab → Styles → Heading 1 / 2)
2. Cursor को TOC स्थान पर रखें
3. References Tab → Table of Contents → Automatic Table चुनें

Shortcut: Alt + S + T

💡Tip: अगर Headings बाद में बदली जाएँ, तो TOC पर Right Click करें → “Update Field” चुनें।

Example:

Table of Contents

1. Introduction ………………………………………. 1
2. Formatting Text …………………………………… 5
3. Page Setup …………………………………………. 10

Footnotes & Endnotes (पादटिप्पणी और अंत टिप्पणी)

Footnote किसी Page के नीचे दी जाने वाली अतिरिक्त जानकारी होती है, जबकि Endnote पूरे Document के अंत में दी जाती है।

Steps:

1. Cursor उस शब्द पर रखें जहाँ संदर्भ चाहिए

2. References → Insert Footnote / Insert Endnote

3. Word स्वतः नंबर लगाएगा (जैसे ¹, ²) और नीचे Text Box खुलेगा

Shortcut:

• Footnote → Alt + Ctrl + F
• Endnote → Alt + Ctrl + D

Example:

“MS Word एक Word Processing Software है¹.”

¹ Microsoft द्वारा विकसित किया गया।

💡Tip: Footnotes को Format करने के लिए References → Footnotes → Dialog Box → Numbering/Location बदलें।

Citations & Bibliography (स्रोत और संदर्भ सूची)

Citation का प्रयोग तब किया जाता है जब आप किसी जानकारी या वाक्य को किसी बाहरी स्रोत (Book, Website, Report) से ले रहे हों।

Bibliography सभी Citations की एक सूची होती है।

Steps to Insert Citation:

1. References Tab → Insert Citation → Add New Source

2. Source Type चुनें (Book / Website / Report / Journal etc.)

3. Author, Title, Year, Publisher भरें

4. OK

Shortcut: Alt + S + C

Steps to Insert Bibliography:
References → Bibliography → Insert Bibliography

Shortcut: Alt + S + B

Example:
In text:

Microsoft Word is part of Office Suite (Sharma, 2021).
At end:
Sharma, R. (2021). MS Office Basics. New Delhi: TechPress.

Captions (चित्र या तालिका का नाम देना)

Captions का उपयोग Figures, Tables, या Charts को क्रमांक और नाम देने के लिए होता है।

इससे आप “Table 1”, “Figure 2” जैसी पहचान जोड़ सकते हैं।

Steps:

1. Object (Picture/Table) Select करें
2. References Tab → Insert Caption
3. Label चुनें (Table / Figure / Equation)
4. Caption Text डालें → OK

Example:

Figure 1: MS Word Interface
Table 2: Student Marks Data

💡Tip: Caption Labels को Modify करने के लिए “New Label” Button प्रयोग करें।

Cross-Reference (परस्पर संदर्भ)

Cross-Reference का उपयोग Document में किसी Figure, Table या Heading को लिंक करने के लिए किया जाता है।

Steps:

1. References → Cross-reference

2. Reference Type चुनें (Heading / Figure / Table)

3. Insert Reference to → Text / Page Number

4. Insert करें

💡Tip: यह Reports और Project Files में Navigation के लिए बहुत उपयोगी होता है।

Index (सूचकांक बनाना)

Index किसी Document के अंत में शब्दों की सूची और उनके Page Numbers का संग्रह होता है। यह किसी किताब के “विषय सूची” जैसा होता है।

Steps:

1. उस शब्द को Select करें जिसे Index में जोड़ना है

2. References → Mark Entry → Mark All

3. सभी शब्दों के लिए Repeat करें

4. जहाँ Index चाहिए, वहाँ Cursor रखें → Insert Index

Shortcut: Alt + Shift + X

Example:

Index 

Formatting ………. 12 

Mail Merge ………. 24 

Page Setup ………. 10

💡Tip: Index तैयार होने के बाद “Update Index” दबाकर पृष्ठ संख्या अपडेट करें।

Table of Figures (चित्रों की सूची बनाना)

यह सुविधा Document में मौजूद सभी “Captions” की सूची तैयार करती है।

Steps:

1. References → Insert Table of Figures

2. Label चुनें (Figure / Table)

3. OK करें

💡Tip: यह सुविधा बड़े Reports में Figures को खोजने के लिए उपयोगी है।

Table of Authorities (कानूनी या संदर्भ सूची)

यह विशेष रूप से Law Documents या Official Reports में प्रयोग होता है। यह Citations या References के अनुसार Legal Reference List तैयार करता है।

Steps:

1. Text Select करें → References → Mark Citation

2. अंत में → Insert Table of Authorities

Updating References (अपडेट करना)

जब Document में कोई नई Heading, Figure या Citation जोड़ते हैं, तो References को Update करना आवश्यक होता है।

Steps:

• Right Click on TOC / Index / Bibliography → “Update Field”
• या Select करें → Press F9

Shortcut: F9

💡Tip: TOC Update करते समय “Update entire table” चुनें ताकि Page Numbers और Headings दोनों अपडेट हों।

Quick Summary (Unit 10 Revision Table)

कार्य	Shortcut / Menu
Table of Contents	Alt + S + T
Insert Footnote	Alt + Ctrl + F
Insert Endnote	Alt + Ctrl + D
Insert Citation	Alt + S + C
Insert Bibliography	Alt + S + B
Insert Caption	Alt + S + P
Insert Index	Alt + Shift + X
Update Field	F9

 

Practical Task – Unit 10 ✍️Task (कार्य): एक Project Report बनाएँ (3 Pages) Headings पर “Heading Styles” लगाएँ Table of Contents Insert करें किसी Paragraph पर Footnote डालें एक Figure Insert करें → Caption दें “Figure 1: Report Layout” एक Citation जोड़ें: Author = “Ravi Kumar”, Book = “Computer Basics”, Year = 2022 Bibliography Insert करें “Formatting” शब्द को Index Entry बनाकर Index Insert करें Document Save करें नाम से: Unit10_ReferencesIndex.docx

 

Unit 11: Advanced Features

यह यूनिट ADCA के लिए बेहद महत्वपूर्ण है क्योंकि यह बताता है कि Microsoft Word को एक professional document automation tool की तरह कैसे उपयोग किया जाता है।

इसमें शामिल हैं — Styles, Templates, Macros, Document Protection, Compare & Combine, Restrict Editing, आदि।

Advanced Features क्या हैं?

Advanced Features वे विशेष उपकरण (Features) हैं जिनकी मदद से आप Word Document को
Smart, Automated, Secure और Professional बना सकते हैं।

सरल शब्दों में: ये Features समय बचाते हैं, Formatting में समानता लाते हैं और Document को सुरक्षित बनाते हैं।

Styles (शैली या रूप)

Style का उपयोग किसी Text या Paragraph पर predefined formatting (Font, Size, Color, Spacing, Alignment आदि) एक साथ लागू करने के लिए किया जाता है।

Access: Home Tab → Styles Group

Style Type	कार्य
Paragraph Style	पूरे Paragraph पर लागू
Character Style	केवल चयनित Text पर लागू
Linked Style	Text और Paragraph दोनों पर
Table / List Style	Table या Bullets पर लागू

Shortcut: Alt + Ctrl + Shift + S → Styles Pane खोलता है।

Steps to Apply Style:

1. Text Select करें
2. Home Tab → Styles → Heading 1 / Normal / Quote / Title चुनें

💡Tip: Styles का प्रयोग करने से Table of Contents (TOC) अपने-आप बनती है।

Creating a New Style

Steps:

1. Home → Styles Pane → New Style

2. Name दें (जैसे: “Report Heading”)

3. Font, Size, Color, Alignment आदि चुनें

4. “Add to Template” टिक करें → OK

💡Tip: Custom Styles को Templates में Save किया जा सकता है (see below 👇).

Templates (ढाँचा या नमूना Document)

Template एक Pre-Formatted Document होता है जिसमें Layout, Fonts, Styles, Headers, और Placeholder Text पहले से होते हैं।

Example:

• Resume Template
• Invoice Template
• Certificate Template

Steps to Use Template:

1. File → New → Choose Template
2. “Blank Document” या “Ready Template” चुनें
3. Customize करें और Save करें

File Format: .dotx (Template)

Shortcut: Alt + F + N

💡Tip: ADCA Practical में “Create a Letterhead Template” एक Common Task होता है।

Creating Custom Template

Steps:

1. किसी Document को Format करें (Logo, Header/Footer आदि)

2. File → Save As → Save as type → Word Template (*.dotx)

3. Save करें → Custom Office Templates Folder में

4. अब यह Template “File → New → Personal” में दिखेगा।

 

Macros (स्वचालित कार्य)

Macro एक ऐसा Script होता है जो दोहराए जाने वाले कार्य (Repeated Tasks) को Record करके उन्हें एक Command या Shortcut से चलाता है।

Example: हर Page पर Header जोड़ना, Text Formatting, Date Insertion आदि।

Access: View Tab → Macros → Record Macro

Steps:

1. View Tab → Macros → Record Macro

2. Macro Name दें

3. Keyboard Shortcut या Button Assign करें

4. वह कार्य करें जिसे Automate करना है

5. Stop Recording दबाएँ

6. अब Shortcut से वही कार्य अपने-आप होगा

Shortcut to Run Macro: Alt + F8

💡Tip: Macros को .docm File Type में Save करें (Macro-Enabled Document)

File Type: .docm
Macro Storage: Normal.dotm Template

Macro Security Settings

Macros में कोड होते हैं, इसलिए Word सुरक्षा कारणों से पहले से Macro Execution बंद रखता है।

Enable करने के लिए:
File → Options → Trust Center → Trust Center Settings → Macro Settings → “Enable All Macros”

💡Note: केवल विश्वसनीय Documents में ही Macros सक्षम करें।

Document Protection (दस्तावेज़ सुरक्षा)

MS Word में Document को Unauthorized Access या Editing से बचाने के लिए विभिन्न Security Options उपलब्ध हैं।

Protection के प्रकार:

प्रकार	विवरण
Read-Only Protection	केवल पढ़ा जा सकता है, Edit नहीं
Password Protection	File खोलने या Edit करने के लिए Password आवश्यक
Restrict Editing	केवल निश्चित क्षेत्र Edit किया जा सकता है

Steps to Add Password: File → Info → Protect Document → Encrypt with Password → Enter Password

Shortcut: Alt + F + I + P

💡Tip: Password Case Sensitive होता है।

Restrict Editing

यदि आप Document के कुछ हिस्सों को ही Edit करने देना चाहते हैं तो “Restrict Editing” उपयोग करें।

Steps:

1. Review Tab → Restrict Editing
2. Tick “Allow only this type of editing”
3. Choose → Filling in forms / Comments only
4. Start Enforcement → Password लगाएँ

Shortcut: Alt + R + R

Example: Form Design में सिर्फ Name या Address Field Editable रखी जा सकती है।

Compare & Combine Documents

जब एक Document की कई Versions होती हैं, तब “Compare” और “Combine” का प्रयोग किया जाता है।

कार्य	विवरण
Compare	दो Documents के बीच अंतर दिखाता है
Combine	दो Edited Versions को Merge करता है

 

Steps to Compare:

1. Review Tab → Compare → Compare Documents
2. Original और Revised File चुनें → OK

Steps to Combine:

1. Review → Compare → Combine
2. Files चुनें → OK

💡Tip: यह सुविधा Multi-user Editing में उपयोगी है।

Protect Document with Digital Signature

Digital Signature से आप यह प्रमाणित कर सकते हैं कि Document Author Verified है और उसमें कोई बदलाव नहीं किया गया।

Steps: File → Info → Protect Document → Add a Digital Signature

💡Note: इसके लिए Computer में Digital Certificate Install होना चाहिए।

Advanced Customization

कार्य	Shortcut / Menu
Styles Pane	Alt + Ctrl + Shift + S
Record Macro	Alt + W + M + R
Run Macro	Alt + F8
Password Protection	Alt + F + I + P
Restrict Editing	Alt + R + R
Compare Documents	Alt + R + M
Digital Signature	File → Info → Protect Document

Quick Summary (Unit 11 Revision Table)

Feature	कार्य	Shortcut / Location
Styles	एक समान Formatting लागू करना	Alt + Ctrl + Shift + S
Template	Ready-made Layout बनाना	File → New
Macro	कार्यों को ऑटोमेट करना	Alt + F8
Protect Document	File सुरक्षित करना	File → Info → Protect
Restrict Editing	Partial Edit Control	Review → Restrict Editing
Compare & Combine	Documents का अंतर दिखाना	Review → Compare
Digital Signature	Author Verify	File → Info → Add Signature

 

Practical Task – Unit 11 ✍️Task (कार्य): नया Document बनाएँ Custom Style “MyHeading” बनाकर Heading पर लागू करें Document को Template के रूप में Save करें (.dotx) Macro Record करें जो Text को Bold + Blue + 16 pt बनाए Document को Password Protect करें Restrict Editing चालू करें (Only Comments allowed) Document की दो Copies बनाएँ → Compare करें Digital Signature Add करें Document Save करें नाम से: Unit11_AdvancedFeatures.docx

 

 

Unit 12: Integration & Sharing

यह यूनिट ADCA कोर्स में बहुत useful और professional-level माना जाता है, क्योंकि इसमें सिखाया जाता है कि MS Word को अन्य Programs (जैसे Excel, PowerPoint, OneDrive) से कैसे जोड़ा जाए और Documents को share या collaborate किया जाए।

Integration & Sharing क्या है?

Integration का मतलब है — Microsoft Word को अन्य Applications (Excel, PowerPoint, Outlook आदि) के साथ जोड़ना ताकि डेटा आसानी से साझा (Share) और उपयोग किया जा सके।

Sharing का मतलब है — Word Document को दूसरों के साथ साझा करना या एक साथ उस पर काम करना।

सरल शब्दों में:

• Integration = Linking Data between Applications
• Sharing = Working Together on a Single Document

Linking Excel Data to Word (Excel Data जोड़ना)

Word Document में Excel Sheet या उसका डेटा Insert किया जा सकता है, ताकि वह हमेशा Excel File से जुड़ा रहे।

Steps:

1. Excel में Data तैयार करें

2. Word खोलें → Insert Tab → Object → Object

3. Create from File → Browse → Excel File चुनें

4. “Link to File” ✔ करें → OK

Result: अब Excel File में बदलाव करने पर Word Document अपने-आप Update हो जाएगा।

💡 Tip: “Link to File” तभी काम करता है जब Excel File का Path वही रहता है।

Embedding Excel Sheet (डेटा को Embed करना)

यदि आप चाहते हैं कि Excel Data Word में स्थायी रूप से जुड़ जाए (बिना Link के), तो “Embedding” करें।

Steps:

1. Insert → Object → Create from File → Excel File चुनें

2. “Link to File” Unchecked रखें → OK

Shortcut: Alt + N + J

💡 Tip: Embedded Object File Size बढ़ाता है लेकिन Safe रहता है।

Insert Excel Table Directly (सीधा Excel Table जोड़ना)

Steps:

1. Insert → Table → Excel Spreadsheet

2. एक Mini Excel Grid खुलेगा → Data टाइप करें

3.   बाहर Click करें → Excel Table Word में Convert हो जाएगी

Example: Marks Sheet, Salary Report, Data Comparison आदि।

💡 Tip: यह तरीका Mail Merge Data Tables के लिए भी Perfect है।

Linking Charts from Excel to Word

आप Excel का कोई Chart Word में Live Link के साथ जोड़ सकते हैं ताकि Excel में बदलाव होते ही Chart Update हो जाए।

Steps:

1. Excel में Chart बनाएँ → Copy करें
2. Word में Paste करें
3. Paste Options → “Link & Keep Source Formatting” चुनें

Shortcut: Ctrl + Alt + V → Paste Special → Paste Link

Result: Chart हमेशा Excel Data से जुड़ा रहेगा।

Embedding Other Objects (PowerPoint, PDF, File)

Word में अन्य Files को भी Object के रूप में Embed किया जा सकता है।

Steps: Insert → Object → Create from File → File चुनें → Display as Icon ✔ करें → OK

Example:

• PowerPoint File
• PDF File
• Audio File
• Video File

Note: यदि आप चाहें तो File icon भी change कर सकते हैं। ऐसा करने के लिए, फ़ाइल को Browse और Display as icon को Check करने के बाद, Change Icon पर क्लिक करना है।

यहाँ से आप Icon को चुनने के बाद OK पर क्लिक करें। Icon बदल जाएगा।

💡 Tip: Presentation Reports या Combined Project Files के लिए बहुत उपयोगी।

Sharing Word Documents via Email

MS Word से सीधे ईमेल द्वारा Document भेजा जा सकता है।

Steps: File → Share → Email → Send as Attachment

Shortcut: Alt + F + H + E

💡 Tip: अगर Outlook Install है, तो Mail सीधे खुल जाएगा।

💡 Option: “Send as PDF” चुनकर Document को PDF रूप में भेज सकते हैं।

Sharing via OneDrive (Cloud Sharing)

OneDrive Microsoft की Cloud Service है जो Online File Storage और Collaboration प्रदान करती है।

Steps:

1. File → Save As → OneDrive Account चुनें

2. Document Save करें

3. File → Share → Invite People → Email ID डालें

4. Permission चुनें: Can Edit / Can View

Result: अब कई लोग एक साथ उसी Document पर Online Editing कर सकते हैं।

Shortcut: Alt + F + H + I

💡 Tip: OneDrive Sharing के लिए Internet और Microsoft Account आवश्यक है।

Real-Time Collaboration (सह-कार्य)

Office 365 / Word 2021 में एक Document पर कई Users एक साथ Editing कर सकते हैं।

Steps:

1. File → Share → Invite People
2. Link भेजें
3. जब दूसरा व्यक्ति Document खोलेगा, उसका Cursor रियल-टाइम में दिखेगा

💡 Tip: आप “Comments” और “Track Changes” के साथ भी काम कर सकते हैं।

Using Comments for Collaboration

Comments के ज़रिए Team Members एक-दूसरे को Feedback दे सकते हैं।

Steps:

1. Text Select करें
2. Review → New Comment
3. Feedback लिखें

Shortcut: Ctrl + Alt + M

💡 Tip: “Resolve” या “Reply” Option से Comment Discussion को नियंत्रित किया जा सकता है।

Compare & Merge Shared Versions

जब Shared Document में कई Copies बन जाती हैं, तो आप उन्हें Merge कर सकते हैं।

Steps: Review → Compare → Combine Documents

💡 Tip: यह Feature Multi-user Project Report Finalization में बहुत मदद करता है।

Restrict Access (Document Permissions)

OneDrive या Share किए गए Document में आप यह तय कर सकते हैं कि कौन Edit कर सकता है और कौन सिर्फ देख सकता है।

Steps:

1. File → Share → Manage Access
2. Change Permission → Can Edit / Can View

💡 Tip: Sensitive Reports के लिए “View Only” Permission देना बेहतर है।

Embedding vs Linking (मुख्य अंतर)

आधार	Embedding	Linking
Data Storage	Data Document में Copy होता है	Data Source File से जुड़ा रहता है
File Size	अधिक	कम
Auto Update	नहीं	हाँ
Editing	Word में होता है	Source File में
Best For	Permanent Data	Dynamic Data

Example:

• Marks Report (Link Excel)
• Certificate Format (Embed Logo)

Quick Summary (Unit 12 Revision Table)

कार्य	Shortcut / Menu
Insert Object	Alt + N + J
Paste Link	Ctrl + Alt + V
Send Email	Alt + F + H + E
Save to OneDrive	Alt + F + A + 1
Share Invite	Alt + F + H + I
Comment	Ctrl + Alt + M
Compare / Combine	Alt + R + M

 

Practical Task – Unit 12 ✍️Task (कार्य): Excel में Student Marks की Sheet बनाएँ (Name, Marks) उसे Word Document में “Link to File” Option से Insert करें उसी File में Excel Chart Copy करके Paste Link करें एक PDF File को Embed करें (Display as Icon) File को OneDrive पर Save करें Share Option से किसी Friend को “View Only” Access दें Comment डालें — “Chart Looks Good” Document Save करें नाम से: Unit12_IntegrationAndSharing.docx

 

Unit 13: Keyboard Shortcuts

यह यूनिट ADCA के लिए Revision Booster की तरह है — क्योकि Word के Shortcut Keys याद होना न सिर्फ Practical Exams में समय बचाता है बल्कि Interview में भी अक्सर पूछे जाते हैं।

Keyboard Shortcuts क्या हैं?

Keyboard Shortcut एक ऐसी कुंजी-संयोजन (Key Combination) होती है जिससे आप बिना Mouse का उपयोग किए तेज़ी से कोई Command चला सकते हैं।

सरल शब्दों में: Shortcut = “Speed Key” for Fast Commands in Word

Basic File Operations Shortcuts

कार्य	Shortcut Key	विवरण
New Document	Ctrl + N	नया Document बनाना
Open Document	Ctrl + O	पुराना Document खोलना
Save Document	Ctrl + S	Document Save करना
Save As	F12	Save As Dialog खोलना
Print Document	Ctrl + P	Print Window खोलना
Close Document	Ctrl + W	Document बंद करना
Exit Word	Alt + F4	Word बंद करना
Open Recent Files	Alt + F + R	हाल के Documents देखना

💡 Tip: Save बार-बार करें — Word में “AutoRecover” सुविधा तभी काम करती है जब File पहले Save की गई हो।

Text Editing Shortcuts

कार्य	Shortcut	विवरण
Cut	Ctrl + X	Text हटाकर Clipboard में रखना
Copy	Ctrl + C	Text की Copy बनाना
Paste	Ctrl + V	Clipboard से Text डालना
Undo	Ctrl + Z	पिछला कार्य रद्द करना
Redo / Repeat	Ctrl + Y / F4	Undo को दोबारा लागू करना
Delete Word (Right)	Ctrl + Delete	अगला शब्द हटाना
Delete Word (Left)	Ctrl + Backspace	पिछला शब्द हटाना
Select All	Ctrl + A	पूरा Document चुनना
Find	Ctrl + F	Text खोजना
Replace	Ctrl + H	Text बदलना
Go To	Ctrl + G	किसी Page, Section, Line पर जाना

💡 Tip: F4 = Repeat Last Action (Formatting सहित)

Text Formatting Shortcuts

कार्य	Shortcut	विवरण
Bold	Ctrl + B	Text मोटा करना
Italic	Ctrl + I	Text तिरछा करना
Underline	Ctrl + U	Text के नीचे Line लगाना
Strikethrough	Ctrl + 5 (NumPad)	Text के बीच Line लगाना
Superscript	Ctrl + Shift + +	Text ऊपर उठाना (x²)
Subscript	Ctrl + =	Text नीचे लाना (H₂O)
Change Case	Shift + F3	Upper/Lower Case बदलना
Clear Formatting	Ctrl + Spacebar	Formatting हटाना
Increase Font Size	Ctrl + Shift + >	Font बड़ा करना
Decrease Font Size	Ctrl + Shift + <	Font छोटा करना
Highlight	Alt + H + I	Text Highlight करना
Font Dialog Box	Ctrl + D	Font Options खोलना

💡 Tip: Ctrl + Shift + C / V = Copy & Paste Formatting only (Format Painter Shortcut)

Paragraph Formatting Shortcuts

कार्य	Shortcut	विवरण
Left Align	Ctrl + L	Text को बाएँ Align करना
Center Align	Ctrl + E	Text को बीच में रखना
Right Align	Ctrl + R	Text को दाएँ Align करना
Justify	Ctrl + J	Text को दोनों किनारों पर समान करना
Increase Indent	Ctrl + M	Paragraph अंदर करना
Decrease Indent	Ctrl + Shift + M	Paragraph बाहर करना
Line Spacing 1.0	Ctrl + 1	Single Spacing
Line Spacing 1.5	Ctrl + 5	1.5 Spacing
Line Spacing 2.0	Ctrl + 2	Double Spacing
Bulleted List	Ctrl + Shift + L	Bullets जोड़ना
Paragraph Dialog Box	Alt + O + P	Paragraph Settings खोलना

Page & Document Formatting Shortcuts

कार्य	Shortcut	विवरण
Page Break	Ctrl + Enter	नया Page शुरू करना
Column Break	Ctrl + Shift + Enter	Columns के बीच Break
Open Page Setup	Alt + P + S + P	Page Setup Box
View Print Layout	Alt + Ctrl + P	Print Layout View
View Outline	Alt + Ctrl + O	Outline View
View Draft	Alt + Ctrl + N	Draft View
Show Ruler	Alt + W + R	Ruler दिखाना / छिपाना
Zoom In	Alt + W + Q + Tab + Enter	Zoom Dialog

Table Shortcuts

कार्य	Shortcut	विवरण
Insert Table	Alt + N + T	Table डालना
Move to Next Cell	Tab	अगला Cell चुनना
Move to Previous Cell	Shift + Tab	पिछला Cell चुनना
Insert Row Below	Alt + JL + B	नीचे Row जोड़ना
Insert Row Above	Alt + JL + A	ऊपर Row जोड़ना
Insert Column Right	Alt + JL + R	दाईं ओर Column जोड़ना
Merge Cells	Alt + JL + M	Cells को मिलाना
Split Cells	Alt + JL + P	Cells को विभाजित करना
Sort Table	Alt + JL + SO	Data को क्रमबद्ध करना
Formula	Alt + JL + FO	गणना करना
Select Table	Alt + JT + A	पूरी Table चुनना

Object, Picture & Shape Shortcuts

कार्य	Shortcut	विवरण
Insert Picture	Alt + N + P	Picture डालना
Insert Shape	Alt + N + SH	Shape डालना
Insert WordArt	Alt + N + W	Decorative Text
Insert Chart	Alt + N + C	Chart डालना
Wrap Text	Alt + JP + TW	Text को Picture के चारों ओर रखना
Group Objects	Ctrl + G	कई Objects को Group करना
Ungroup Objects	Ctrl + Shift + G	Group हटाना
Rotate Object	Alt + JP + RO	Object को घुमाना

Proofing & Review Shortcuts

कार्य	Shortcut	विवरण
Spelling & Grammar Check	F7	गलतियाँ सुधारना
Thesaurus	Shift + F7	समानार्थी शब्द
Word Count	Ctrl + Shift + G	शब्द गिनना
Comment	Ctrl + Alt + M	टिप्पणी जोड़ना
Track Changes	Ctrl + Shift + E	बदलाव ट्रैक करना
Accept Change	Alt + Shift + A	बदलाव स्वीकार करना
Reject Change	Alt + Shift + R	बदलाव अस्वीकार करना

Mail Merge Shortcuts

कार्य	Shortcut	विवरण
Start Mail Merge	Alt + M + S	मेल मर्ज शुरू करना
Select Recipients	Alt + M + S + R	डेटा स्रोत चुनना
Insert Merge Field	Alt + M + I	Field डालना
Preview Results	Alt + M + P	मर्ज परिणाम देखना
Finish & Merge	Alt + M + F	मेल मर्ज पूरा करना

Security & Protection Shortcuts

कार्य	Shortcut	विवरण
Restrict Editing	Alt + R + R	Editing सीमित करना
Password Protect	Alt + F + I + P	पासवर्ड लगाना
Compare Documents	Alt + R + M	दो Documents की तुलना
Digital Signature	File → Info → Add Signature	दस्तावेज़ प्रमाणित करना

Integration & Sharing Shortcuts

कार्य	Shortcut	विवरण
Insert Object	Alt + N + J	Object जोड़ना
Paste Link	Ctrl + Alt + V	Excel / Chart लिंक करना
Send via Email	Alt + F + H + E	ईमेल से भेजना
Save to OneDrive	Alt + F + A + 1	Cloud पर Save करना
Share Invite	Alt + F + H + I	Invite भेजना

Navigation Shortcuts

कार्य	Shortcut	विवरण
Start of Line	Home	पंक्ति की शुरुआत
End of Line	End	पंक्ति का अंत
Start of Document	Ctrl + Home	दस्तावेज़ की शुरुआत
End of Document	Ctrl + End	दस्तावेज़ का अंत
Next Word	Ctrl + →	अगला शब्द
Previous Word	Ctrl + ←	पिछला शब्द
Next Paragraph	Ctrl + ↓	अगला Paragraph
Previous Paragraph	Ctrl + ↑	पिछला Paragraph

Useful Function Keys

Key	कार्य
F1	Help खोलना
F2	Move Text
F4	Repeat Last Action
F5	Go To Dialog Box
F7	Spell Check
F8	Extend Selection
F9	Update Field
F12	Save As
Shift + F3	Change Case
Shift + F7	Thesaurus

Quick Revision (ADCA Shortcut Summary Sheet)

Category	Shortcut Count	Example
File Operations	8	Ctrl + S, Ctrl + O
Editing	10	Ctrl + X, Ctrl + V
Formatting	12	Ctrl + B, Ctrl + U
Paragraph	10	Ctrl + E, Ctrl + J
Tables	10	Alt + N + T
Proofing	6	F7, Ctrl + Alt + M
Mail Merge	5	Alt + M + S
Security	4	Alt + R + R
Integration	4	Alt + F + H + I
Total	≈70+ Shortcuts	🔥 Master All for ADCA Practical!

 

Practical Task – Unit 13 ✍️Task (कार्य): नया Document बनाएँ केवल Keyboard Shortcuts का उपयोग करके: Heading Bold करें Paragraph Center करें Table Insert करें (3×3) Picture डालें Save करें (Ctrl + S) Comment डालें (“Nice Layout”) Document बंद करें और दोबारा Ctrl + O से खोलें Document Save करें नाम से: Unit13_KeyboardShortcuts.docx

 

Unit 14: Practical Exercises

यह यूनिट आपके ADCA Practical Exam, Viva और Real-life Applications** तीनों के लिए सबसे काम का भाग है।

यहाँ दिए गए Exercises ऐसे बनाए गए हैं जो Word की सभी Features को एक साथ कवर करते हैं —
(Formatting + Tables + Mail Merge + Graphics + Page Design + PDF Export)

इस यूनिट में आप सीखेंगे 👇

• वास्तविक Documents (Resume, Certificates, Report,) बनाना
• Formatting, Mail Merge, Table, Graphics का व्यावहारिक उपयोग
• ADCA Practical Paper Pattern के अनुसार अभ्यास

Practical Exercise 1 — Resume / Bio-Data

Objective: Professional Resume तैयार करना

Steps:

1. नया Document खोलें

2. Page Setup → Margins = Normal, Orientation = Portrait

3. Heading लिखें: “Curriculum Vitae” → Font = Cambria, Size = 20, Bold & Center

4. नीचे यह Structure बनाएँ —

Name: [Your Name]
Address: [Your Address]
Email: [your@email.com]
Mobile: [Your Number]

Educational Details (Table Format):

Qualification	Board/University	Year	Percentage
High School	CBSE	2021	80%
Intermediate	UP Board	2023	85%
ADCA	DOEACC	2025	90%

 

5. Skills List (Bullets में):

• MS Word, Excel, PowerPoint
• Internet & Email
• Data Entry

6. Signature Section बनाएं:
Right Align →
(Signature)
Date: __________

💡 Extra Task:

• Insert Border → Page Border → Box Style
• Save As →docx

Practical Exercise 2 — Project Report (with TOC + Header/Footer + Watermark)

Objective: A4 Size Project Report बनाना

Steps:

1. Cover Page बनाएँ:

• Title: “Project Report on MS Word”
• Subtitle: “Submitted for ADCA Course”
• Insert Picture (Logo)
• Add Watermark: “Confidential”

2. Header/Footer डालें:

• Header: ADCA Project – Microsoft Word
• Footer: Page Number (Bottom Center)

3. Use “Heading Styles” for these Topics:

• Introduction
• Word Features
• Formatting Tools
• Tables & Charts
• Conclusion

4. Table of Contents डालें:

References → Table of Contents → Automatic Table

5. Print Preview देखें और Save करें नाम से: ADCA_ProjectReport.docx

💡 Tip: इस Document में “Design Theme – Ion” प्रयोग करें।

Practical Exercise 3 — Certificate Creation

Objective: Certificate Template बनाना

Steps:

1. Page Orientation → Landscape

2. Page Border → Double Line (Dark Blue)

3. Insert Shape → Rectangle (Header Box)

4. Inside Box लिखें:
“Certificate of Achievement” → Font: Algerian, Size 28, Color Blue

5. नीचे Text लिखें:

“This Certificate is proudly presented to <<Name>> for successfully completing the ADCA Course with distinction.”

6. Insert WordArt: “CONGRATULATIONS!”

7. Footer में Signatures के लिए दो Text Boxes बनाएँ:
Director’s Signature — Left
Coordinator’s Signature — Right

💡 Mail Merge Integration:

• Data Source Excel File बनाकर Certificates में Names Auto-Fill करें
• Save As: Certificate_Template.dotx

Practical Exercise 4 — Marksheet (with Table Formula)

Objective: Table & Formula का उपयोग

Steps:

1. Insert Table → 6 Columns × 7 Rows

2. Headings लिखें:

Roll No	Name	Subject 1	Subject 2	Subject 3	Total
101	Ravi	78	82	85
102	Pooja	72	80	86
103	Amit	88	90	92

 

3. Last Column (Total) में Formula लगाएँ:
    Layout Tab → Formula → =SUM(LEFT)

4. Add Caption: Table 1: Student Marks Record

5. Sort Data by Name (Layout → Sort)

6. Save File: Marksheet_Unit14.docx

💡 Tip: आप इस Table को Excel से भी Link कर सकते हैं।

Practical Exercise 5 — Mail Merge for Result Letters

Objective: Mail Merge का प्रयोग

Steps:

1. Letter Template बनाएं:
2. प्रिय <<Name>>,
3. आपका RollNo <<RollNo>> है और आपने <<Marks>> अंक प्राप्त किए हैं।
4. बधाई हो!
5. Data Source Excel File बनाएं:
   | Name | RollNo | Marks |
6. Mailings → Start Mail Merge → Letters
7. Select Recipients → Use Existing List → Excel File चुनें
8. Insert Merge Fields
9. Preview Results → Finish & Merge
10. Save File: MailMerge_Result.docx

Practical Exercise 6 — Newsletter / Brochure Design

Objective: Page Design & Columns Practical’s

Steps:

1. Page Layout → Columns → 2
2. Insert Shapes → Banners, Lines, Icons
3. Add Images with Wrap Text: “Square”
4. Insert Heading: “Monthly Computer Bulletin”
5. Insert Table for “Upcoming Courses”
6. Page Color → Light Gray
7. Page Border → Box (Dark Gray)
8. Save File: Newsletter_Unit14.docx

💡 Tip: यह Project “Page Design & Themes” को Demonstrate करता है।

Practical Exercise 7 — PDF Creation & Export

Objective: Document को PDF में बदलना

Steps:

1. किसी भी Document को खोलें
2. File → Save As → “Save as Type” → PDF चुनें
3. Save करें
4. Check File Output

Shortcut: Alt + F + A + F

💡 Tip: “Minimum Size (Online)” Option PDF को Lightweight बनाता है।

Practical Exercise 8 — Protected Form Creation

Objective: Fillable Form बनाना

Steps:

1. Enable Developer Tab (File → Options → Customize Ribbon → Developer ✔)
2. Developer Tab → Insert → Text Form Field, Check Box, Drop-down
3. Review → Restrict Editing → Allow Filling Forms
4. Password Set करें
5. Save File: ProtectedForm_Unit14.docx

Example: Admission Form, Application Form, etc.

 

ADCA Practical Exam Pattern (Word Section)

Practical Task	Marks
Resume Preparation	10
Table / Marksheet	10
Mail Merge	10
Certificate / Report	10
PDF Export & Print	5
Formatting & Shortcuts	5
Total	50 Marks

💡 Passing Criteria: Minimum 25 Marks (with 60% accuracy in formatting).

Quick Summary – Unit 14 Revision Table

Project Type	Features Covered	File Name
Resume	Table, Alignment, Border	Resume_Unit14.docx
Report	TOC, Header/Footer, Watermark	ADCA_ProjectReport.docx
Certificate	Shape, WordArt, Merge	Certificate_Template.dotx
Marksheet	Table Formula	Marksheet_Unit14.docx
Mail Merge	Data Integration	MailMerge_Result.docx
Newsletter	Columns, Design, Images	Newsletter_Unit14.docx
PDF Export	Save As PDF	Document.pdf
Protected Form	Restrict Editing	ProtectedForm_Unit14.docx

 

Unit 15: Quick Summary + Viva Question Bank

 

यह यूनिट आपकी पूरी तैयारी को मजबूत करने के लिए बनाई गई है — इसमें हैं:

• Microsoft Word के सभी 14 Units का Quick Summary
• 100+ Viva Questions with Answers (ADCA, CCC, & Practical Exam Focused)

Microsoft Word Quick Summary (Unit-Wise Recap)

Unit No.	Title	Key Points (Summary)
1	Introduction to Word Processing	MS Word एक Word Processing Software है, जिसका उपयोग Text Document तैयार करने के लिए किया जाता है।
2	Creating, Opening & Saving Documents	New (Ctrl+N), Open (Ctrl+O), Save (Ctrl+S), Print (Ctrl+P), File Types: .docx, .pdf
3	Text Formatting	Bold (Ctrl+B), Italic (Ctrl+I), Underline (Ctrl+U), Alignment, Line Spacing, Bullets, Borders, Shading
4	Page Setup & Printing	Margins, Orientation, Size, Page Breaks, Header/Footer, Page Numbers, Print Preview
5	Working with Tables	Insert Table, Merge/Split Cells, Formula (=SUM(LEFT)), Borders, Sorting, Table Styles
6	Graphics & Objects	Insert Picture, Shapes, WordArt, SmartArt, Charts, Text Wrapping, Grouping
7	Page Design & Themes	Themes, Colors, Fonts, Page Borders, Page Color, Watermark
8	Mail Merge & Labels	Main Document + Data Source + Merge Fields = Personalized Letters/Certificates
9	Proofing Tools	Spell Check (F7), Grammar, AutoCorrect, Thesaurus, Track Changes, Comments
10	References & Indexing	TOC, Footnotes, Citations, Captions, Cross-References, Index
11	Advanced Features	Styles, Templates, Macros, Document Protection, Compare & Combine
12	Integration & Sharing	Linking Excel Data, Embedding Objects, OneDrive Sharing, Collaboration
13	Keyboard Shortcuts	70+ Important Shortcuts for Editing, Formatting, Tables, Mail Merge, etc.
14	Practical Exercises	Resume, Report, Certificate, Marksheet, Mail Merge, PDF Export, Forms
15	Quick Revision & Viva	Exam-Oriented Q&A and Recap for ADCA Viva + Practical Preparation

ADCA Viva Question Bank (100+ Questions & Answers in Hindi)

(Unit-Wise, Compact & Real Exam Based)

 

Unit 1 – Introduction to MS Word

प्रश्न1. MS Word क्या है?
उत्तर:  यह Microsoft द्वारा विकसित एक Word Processing Software है।

प्रश्न 2. Word File का Default Extension क्या होता है?
उत्तर:  .docx

प्रश्न 3. Word Document का उपयोग कहाँ किया जाता है?
उत्तर:  Letters, Reports, Certificates, Resumes आदि बनाने में।

प्रश्न 4. MS Word का पहला Version कब आया था?
उत्तर:  वर्ष 1983 में (Word 1.0 for MS-DOS) ।

 

Unit 2 – Document Creation & Saving

प्रश्न 5. नया Document खोलने का Shortcut क्या है?
उत्तर:  Ctrl + N

प्रश्न 6. Save और Save As में क्या अंतर है?
उत्तर:  Save पुराने File को Update करता है; Save As नई Copy बनाता है।

प्रश्न 7. File → Print का उपयोग क्या है?
उत्तर:  Document को Printer से Print करने के लिए।

प्रश्न 8. Default File Location कहाँ होती है?
उत्तर:  Documents Folder में।

 

Unit 3 – Text Formatting

प्रश्न 9. Bold, Italic, Underline के Shortcuts बताइए।
उत्तर:  Ctrl+B, Ctrl+I, Ctrl+U

प्रश्न 10. Change Case का उपयोग क्या है?
उत्तर:  Text को Upper, Lower या Sentence Case में बदलने के लिए।

प्रश्न 11. Clear Formatting का Shortcut क्या है?
उत्तर:  Ctrl + Spacebar

प्रश्न 12. Paragraph Alignment के कितने प्रकार हैं?
उत्तर:  4 प्रकार — Left, Center, Right, Justify

 

Unit 4 – Page Setup & Printing

प्रश्न 13. Orientation के प्रकार बताइए।
उत्तर:  Portrait और Landscape

प्रश्न 14. Header/Footer क्या है?
उत्तर:  Page के ऊपर और नीचे का भाग जहाँ Title या Page Number जोड़ा जाता है।

प्रश्न 15. Print Preview का उपयोग क्यों किया जाता है?
उत्तर:  Printing से पहले Document को देखने के लिए।

 

Unit 5 – Tables

प्रश्न 16. Table क्या है?
उत्तर:  Rows और Columns में डेटा दिखाने का ढाँचा।

प्रश्न 17. Merge Cells का कार्य क्या है?
उत्तर:  एक से अधिक Cells को मिलाना।

प्रश्न 18. Table में Formula कैसे लगाते हैं?
उत्तर:  Layout → Formula → Example: =SUM(LEFT)

 

Unit 6 – Graphics & Objects

प्रश्न 19. WordArt का उपयोग क्या है?
उत्तर:  Text को Decorative रूप देने के लिए।

प्रश्न 20. SmartArt का उपयोग कहाँ होता है?
उत्तर:  Process, Hierarchy या Cycle Diagram दिखाने के लिए।

प्रश्न 21. Picture Insert करने का Shortcut क्या है?
उत्तर:  Alt + N + P

 

Unit 7 – Page Design & Themes

प्रश्न 22. Page Border लगाने का Menu कौन-सा है?
उत्तर:  Design Tab → Page Borders

प्रश्न 23. Watermark क्या है?
उत्तर:  पृष्ठ के पीछे हल्का Text/Image।

प्रश्न 24. Page Color बदलने का Menu?
उत्तर:  Design → Page Color

 

Unit 8 – Mail Merge

प्रश्न 25. Mail Merge क्या है?
उत्तर:  एक ही Document को अलग-अलग डेटा के साथ तैयार करना।

प्रश्न 26. Mail Merge के मुख्य भाग कौन से हैं?
उत्तर:  Main Document, Data Source, Merge Fields, Merged Document

प्रश्न 27. Mail Merge का Shortcut Menu?
उत्तर:  Mailings Tab → Start Mail Merge

 

Unit 9 – Proofing Tools

प्रश्न 28. Spell Check का Shortcut क्या है?
उत्तर:  F7

प्रश्न 29. AutoCorrect का उपयोग क्या है?
उत्तर:  टाइपिंग की सामान्य गलतियाँ अपने-आप सुधारना।

प्रश्न 30. Comments जोड़ने का Shortcut?
उत्तर:  Ctrl + Alt + M

प्रश्न 31. Track Changes का उद्देश्य क्या है?
उत्तर:  Document में किए गए बदलावों को Track करना।

 

Unit 10 – References & Indexing

प्रश्न 32. Table of Contents क्या है?
उत्तर:  Document की Headings की सूची।

प्रश्न 33. Footnote और Endnote में अंतर?
उत्तर:  Footnote Page के नीचे, Endnote Document के अंत में।

प्रश्न 34. Citation क्या है?
उत्तर:  किसी स्रोत का संदर्भ देना।

प्रश्न 35. Index का उपयोग क्या है?
उत्तर:  Keywords और उनके Page Numbers की सूची बनाना।

 

Unit 11 – Advanced Features

प्रश्न 36. Style क्या है?
उत्तर:  Predefined Formatting का समूह।

प्रश्न 37. Template क्या होता है?
उत्तर:  Ready-made Document Format।

प्रश्न 38. Macro क्या करता है?
उत्तर:  दोहराए जाने वाले कार्य को Record कर स्वचालित करता है।

प्रश्न 39. Document Protect करने का तरीका?
उत्तर:  File → Info → Protect Document

 

Unit 12 – Integration & Sharing

प्रश्न 40. Excel Data को Word में कैसे Link करते हैं?
उत्तर:  Insert → Object → Link to File

प्रश्न 41. OneDrive क्या है?
उत्तर:  Microsoft की Cloud Storage Service।

प्रश्न 42. Document Share करने का Shortcut?
उत्तर:  Alt + F + H + I

 

Unit 13 – Keyboard Shortcuts

प्रश्न 43. Copy / Paste / Cut Commands क्या हैं?
उत्तर:  Ctrl+C, Ctrl+V, Ctrl+X

प्रश्न 44. Font Size बढ़ाने का Shortcut?
उत्तर:  Ctrl + Shift + >

प्रश्न 45. Line Spacing (1.5) Shortcut?
उत्तर:  Ctrl + 5

प्रश्न 46. Print Command Shortcut?
उत्तर:  Ctrl + P

 

Unit 14 – Practical Projects

प्रश्न 47. Resume में कौन-से Tools काम आते हैं?
उत्तर:  Table, Border, Alignment, Text Formatting

प्रश्न 48. Certificate Template में कौन-से Features शामिल होते हैं?
उत्तर:  Shapes, WordArt, Page Border, Mail Merge

प्रश्न 49. Marksheet में Formula कैसे लगाते हैं?
उत्तर:  Layout → Formula → =SUM(LEFT)

प्रश्न 50. Mail Merge Letter को Print करने का Step?
उत्तर:  Finish & Merge → Print Documents

 

Top 50 Viva “Rapid Fire” Questions (One-Line Quick Answers)

प्रश्न	उत्तर
1. MS Word का Full Form	Microsoft Word
2. Word Processor क्या करता है?	Text Typing, Editing, Formatting
3. Clipboard Shortcut	Ctrl + C / X / V
4. File Extension	.docx
5. Header जोड़ने का Menu	Insert → Header
6. Footer जोड़ने का Menu	Insert → Footer
7. Line Spacing	Ctrl + 1 / 2 / 5
8. Page Orientation	Portrait / Landscape
9. Font Dialog Box	Ctrl + D
10. Find & Replace	Ctrl + H
11. Save As Dialog	F12
12. Table Insert	Alt + N + T
13. Merge Cells	Alt + JL + M
14. Chart Insert	Alt + N + C
15. Watermark	Design → Watermark
16. Page Color	Design → Page Color
17. Mail Merge	Letters / Labels
18. Comments	Ctrl + Alt + M
19. Thesaurus	Shift + F7
20. Proofing Tools Tab	Review Tab
21. Styles Pane	Alt + Ctrl + Shift + S
22. Macro	View → Macros
23. Restrict Editing	Review → Restrict Editing
24. Compare Documents	Review → Compare
25. Word Count	Ctrl + Shift + G
26. Page Setup	Layout → Margins
27. Insert Picture	Alt + N + P
28. Insert SmartArt	Alt + N + M
29. Table of Contents	References → TOC
30. Footnote Shortcut	Alt + Ctrl + F
31. Excel Link	Insert → Object
32. Print Shortcut	Ctrl + P
33. Close Document	Ctrl + W
34. Select All	Ctrl + A
35. Justify	Ctrl + J
36. Clear Formatting	Ctrl + Spacebar
37. Paste Special	Ctrl + Alt + V
38. Save to PDF	File → Save As → PDF
39. Watermark Type	Text / Picture
40. Font Increase	Ctrl + Shift + >
41. Font Decrease	Ctrl + Shift + <
42. Track Changes	Ctrl + Shift + E
43. Print Preview	Alt + F + W + P
44. Columns	Layout → Columns
45. Theme	Design → Themes
46. File Password	File → Info → Protect
47. Page Border	Design → Page Borders
48. Help	F1
49. Redo	Ctrl + Y
50. Exit	Alt + F4

Conclusion

उम्मीद है कि यह Microsoft Word Notes in Hindi आपके लिए उपयोगी साबित हुए होंगे। इस ब्लॉग में MS Word की सभी महत्वपूर्ण Topics को 15 Units में सरल और आसान भाषा में समझाया गया है, जिससे Beginner से Advanced Level तक के विद्यार्थी आसानी से सीख सकें।

ये Notes विशेष रूप से BCC, CCC, ADCA, O-Level तथा अन्य Competitive Exams की तैयारी करने वाले विद्यार्थियों के लिए बेहद मददगार हैं। यदि आप नियमित Practice करते हैं, तो आप Microsoft Word के सभी महत्वपूर्ण Features को आसानी से समझ सकते हैं और अपने Computer Skills को बेहतर बना सकते हैं।

अगर आपको यह ब्लॉग पसंद आया हो, तो इसे अपने दोस्तों और विद्यार्थियों के साथ जरूर शेयर करें।